Dr. Alexander Legler, stv. Landesvorsitzender der KPV Bayern, Landrat Landkreis Aschaffenburg: KI in der Verwaltung - Mensch bleibt Maßstab

Liebe Leserinnen und Leser, KI macht bekanntermaßen auch vor Verwaltungen nicht Halt. Der Landkreis Aschaffenburg hat daher in diesem Jahr eine umfassende KI-Strategie erarbeitet. Ziel ist es, Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll, effizient und bürgerorientiert in der Verwaltung einzusetzen.

Ausgangspunkt des wissenschaftlich begleiteten Strategieprozesses war eine umfassende Analyse des digitalen und KI-bezogenen Entwicklungsstands des Landratsamts. Dabei wurden verschiedene Perspektiven mit einbezogen: eine Dokumentenanalyse, eine Mitarbeiterbefragung sowie Workshops mit IT-Expertinnen und Experten aus der Verwaltung.

KI soll mit dazu beitragen, Verwaltungsabläufe neu zu denken, kontinuierlich zu verbessern und stärker an den Bedürfnissen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Mitarbeitenden auszurichten.
Für den Landkreis liegt der Schwerpunkt zunächst auf der sicheren Anwendung vorhandener Werkzeuge, der Prozessverbesserung und der Entwicklung eigener Lösungen auf Basis bestehender Technologien und landkreiseigener Daten.

Ein wesentlicher Bestandteil der Strategie ist das KI-Leitbild des Landkreises. Es beschreibt, welche Wirkungen der Einsatz von KI entfalten soll. Im Mittelpunkt steht die Unterstützung der Beschäftigten: KI soll bei der Aufgabenerfüllung helfen, Routineaufgaben reduzieren und Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten schaffen. Die Verantwortung für Entscheidungen liegt stets bei den handelnden Personen. Die KI trifft keine eigenständigen Entscheidungen, KI ist also eine rein unterstützende sowie entlastende Tätigkeit und keine die Mitarbeitenden ersetzende. Gleichwohl kann KI mit dazu beitragen, den auch in den Verwaltungen drohenden Fachkräftemangel abzufedern.

Daneben formuliert das Leitbild Anforderungen an die Nutzbarkeit und Verständlichkeit von KI-Anwendungen. Die eingesetzten Systeme sollen im Arbeitsalltag einfach anwendbar und gut in bestehende Abläufe integrierbar sein. Gleichzeitig soll der Einsatz von KI durch gezielte Weiterbildung begleitet werden. Mitarbeitende und Führungskräfte sollen die notwendigen digitalen, fachlichen, datenbezogenen und ethischen Kompetenzen erwerben, um KI sicher und verantwortungsvoll nutzen zu können.

Auch die Prozessqualität steht im Fokus. KI soll Verwaltungsabläufe standardisieren, beschleunigen und ressourcenschonender machen. Zugleich soll sie die Qualität und Konsistenz fachlicher Arbeit verbessern. Wichtig bleibt dabei, dass die fachliche Verantwortung für Entscheidungen bei den zuständigen Beschäftigten und Organisationseinheiten liegt.
Für die Umsetzung der Strategie wurden vier Handlungsschwerpunkte gebildet: Zunächst sollen die organisatorischen und personellen Grundlagen geschaffen werden.

Ein zweiter Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung der Daten- und Wissensgrundlage. Damit sollen Datensilos reduziert, vorhandenes Wissen besser nutzbar gemacht und die Grundlage für eine stärker datenbasierte Verwaltungssteuerung herbeigeführt werden.

Im Weiteren sollen im Verwaltungsalltag KI-Anwendungen vor allem dort zum Einsatz kommen, wo sie Beschäftigte bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen können. Beispiele sind die automatisierte Verteilung von Rechnungen sowie eine KI-gestützte Vorprüfung von Anträgen in der Sozialhilfe. Auch Sprach- und Textassistenzsysteme sind vorgesehen. Sie sollen beispielsweise bei E-Mails, Vermerken, Standardtexten, Zusammenfassungen oder Entwürfen für Bescheide unterstützen. Die endgültige fachliche Prüfung und Verantwortung verbleiben dabei bei den zuständigen Mitarbeitenden.

Der vierte Schwerpunkt richtet sich unmittelbar an die Bürgerinnen und Bürger. KI soll den Zugang zu Informationen und Verwaltungsleistungen erleichtern, Sprach- und Verständnisbarrieren abbauen und den Bürgerservice verbessern.

Unsere Strategie sieht eine schrittweise Umsetzung vor: Als besonders dringlich wurden unter anderem die Einrichtung einer zentralen KI-Koordinationsstelle und der Kompetenzaufbau eingestuft. Kurzfristig folgen mitunter ein Leitfaden zur Kennzeichnung KI-gestützter Entscheidungen, Sprach- und Textassistenz, Gesprächsprotokolle sowie das KI-gestützte Dokumentenmanagement. Mittelfristig sind z. B. eine zentrale Wissenssuche, ein Chatbot auf der Homepage, die automatisierte Rechnungsverteilung, KI-Unterstützung bei rechtlichen Fragestellungen und die automatisierte Antragsvorprüfung vorgesehen.

Die Umsetzung unserer KI-Strategie basiert auf einer breiten Beteiligung innerhalb des Landratsamts. In zwei Workshops wurden insgesamt 59 Projektideen gesammelt. Daraus entstanden 17 Maßnahmen, die anschließend bewertet, thematisch gebündelt und priorisiert wurden.

Damit schafft der Landkreis Aschaffenburg eine Grundlage für einen koordinierten und verantwortungsvollen KI-Einsatz. Die Strategie verbindet technologische Chancen mit klaren Anforderungen an Transparenz, Qualität, Datenschutz, Kompetenz und menschliche Verantwortung. KI wird dabei nicht als Selbstzweck verstanden, sondern als Werkzeug, das die Verwaltung leistungsfähiger machen und zugleich die Arbeit der Beschäftigten sowie den Service für die Bürgerinnen und Bürger verbessern soll. Bei alledem darf KI niemals die persönliche Anlaufstelle vor Ort ersetzen, erst recht nicht für diejenigen, die sich bislang nicht in der digitalen Welt zurechtfinden oder nicht in ihr unterwegs sein wollen. Unser „Credo“ bleibt damit auch künftig: „Mensch statt Maschine“, wonach wir vorrangig auf den persönlichen Kontakt setzen, um Bürgeranliegen zu bearbeiten. Dieser Artikel ist übrigens mit Bayern-KI generiert ???? !