Ein Gastbeitrag von Prof. Dr. Georg Stephan Barfuß: Staatsmodernisierung - Warum weniger Bürokratie mehr Führung braucht

Deutschland soll wieder handlungsfähiger werden. Spätestens seit der Veröffentlichung des Abschlussberichts der „Initiative für einen handlungsfähigen Staat“ (1) im Juli 2025 liegen zahlreiche kluge Vorschläge auf dem Tisch. Ich möchte mich auf einen Punkt konzentrieren: Digitalisierung und Bürokratieabbau.

Was sollte es daran auszusetzen geben? Nichts. Im Gegenteil. Wenn Digitalisierung und Bürokratieabbau konsequent umgesetzt werden, bedeutet das für Kommunalverwaltungen vereinfacht: Alles, was standardisiert und automatisiert werden kann, läuft digital – zunehmend auch mit Unterstützung Künstlicher Intelligenz (KI). Alles andere erledigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.

Doch was ist „alles andere“? Es sind Situationen, in denen abgewogen, situationsadäquat beurteilt und mit Augenmaß und Fingerspitzengefühl entschieden werden muss. Genau das, was die KI nicht kann. Und genau hier liegt die Herausforderung.

Denn Bürokratieabbau bedeutet nicht nur weniger Regeln. Er bedeutet zwangsläufig auch mehr Ermessensspielräume. Die „Initiative für einen handlungsfähigen Staat“ fordert deshalb „mehr Vertrauen und Eigenverantwortung, Genehmigungsfiktionen und Experimentiermöglichkeiten“. Auch die Bundesregierung verbindet den „umfassenden Rückbau der Bürokratie“ im Koalitionsvertrag mit einer „modernen Führungskultur, Entscheidungsfreudigkeit und der Ausschöpfung bestehender Ermessensspielräume“. (2)

Sind unsere Verwaltungen darauf vorbereitet? Bürokratieabbau schafft Handlungsspielräume. Handlungsspielräume schaffen Verantwortung. Denn: Wer einen Ermessensspielraum nutzt, muss abwägen, entscheiden und die Entscheidung auch persönlich vertreten. Und das Wahrnehmen dieser Verantwortung erfordert Selbstwirksamkeit und Erfahrung, sie muss erst ausgebildet werden.

Und genau hier kommt Führung ins Spiel. Mehr Ermessensspielräume funktionieren nur, wenn Führungskräfte bereit sind, Verantwortung zu geben – und Verantwortung auch auszuhalten. Moderne Führung bedeutet nicht, jede Entscheidung selbst zu treffen, sondern gute Entscheidungen in der Organisation zu ermöglichen. Dazu gehören klar definierte Ziele, Vertrauen in die Kompetenz der Mitarbeiter und Rückendeckung. (3)

Der sogenannte Bau-Turbo (4) ist in diesem Zusammenhang ein gutes Beispiel. Mit § 246e BauGB hat der Gesetzgeber den Kommunen einen neuen Handlungsspielraum eröffnet: Unter bestimmten Voraussetzungen kann mit Zustimmung der Gemeinde von Vorschriften des Baugesetzbuchs abgewichen werden, um Wohnungsbau zu ermöglichen. Meine Erfahrung ist: Dieser „Turbo“ hat noch nicht wirklich gezündet. Ich erlebe Kolleginnen und Kollegen – auf allen Ebenen der Hierarchie! –, die sich schwertun, eine Entscheidung nicht allein mit dem Vollzug einer Vorschrift, sondern mit einer eigenen Abwägung zu begründen.

Wenn Bürokratie abgebaut wird, bekommen Verwaltungsmitarbeiter mehr Entscheidungsspielräume. Doch diese werden nicht automatisch genutzt. Es könnte zunächst sogar zu einer Art „Schockstarre“ kommen, weil der Umgang mit diesen Spielräumen nicht eingeübt ist.

Was ist also zu tun? Wir müssen der Aus-, Fort- und Weiterbildung unseres Verwaltungspersonals genauso viel Aufmerksamkeit schenken, wie dem Bürokratieabbau selbst. Und wir müssen die Inhalte der bisherigen Ausbildung hinterfragen und an die Zeit nach dem Bürokratieabbau anpassen: Bereiten sie auf weitreichendere Entscheidungsspielräume vor? Geben sie die nötigen Denkweisen, Werkzeuge und Methodiken an die Hand?

Vor allem aber muss sich Führung verändern: Wer Mitarbeiter auffordert, mehr Verantwortung zu übernehmen, muss ihnen dafür auch die nötige Kompetenz und Rückendeckung geben.

Diese Art der Stärkung von Entscheidungskompetenz und Eigenverantwortung innerhalb der Verwaltung geschieht in Regensburg unter anderem in der Kreativbehörde (5), die im Amt für Wirtschaft und Wissenschaft verortet ist: Im „Labor der kreativen Köpfe“ werden Menschen aus der Kultur- und Kreativwirtschaft mit den Kolleginnen und Kollegen aus der Verwaltung zusammengebracht, um gemeinsam Lösungen für reale Herausforderungen der Stadt zu entwickeln und auszuprobieren. Bei der Neugestaltung einer zentralen Gasse in der Altstadt etwa wurden gemeinsam mit Anwohnern, Gewerbetreibenden und Verwaltung kreative Lösungen gegen Vandalismus, Verunreinigungen und Lärmbelästigung entwickelt. Dabei geht es nicht nur um kluge, frische Ideen. Sondern auch darum, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen in einem gegebenen Handlungsspielraum zu treffen, neue Methoden der Ko-Kreation einzuüben - und aus den gemachten Erfahrungen zu lernen. Handlungsspielräume werden dabei nicht als Risiko, sondern als Chance verstanden und genutzt. So entstehen neue Formen kommunalen Arbeitens – mit dem Ziel einer „Transformation der Verwaltung zur agilen Gestalterin“.

Und noch etwas wird sich ändern müssen: Auch die Bürgerinnen und Bürger müssen lernen, mit den Konsequenzen größerer Handlungsspielräume der Verwaltung umzugehen. Wo weniger gesetzliche Einzelfallregelungen bestehen, wird es wichtiger, Ermessensentscheidungen der Verwaltung als das zu akzeptieren, was sie sind: rechtmäßige Entscheidungen innerhalb eines gesetzlich bewusst erweiterten oder gar völlig neu eröffneten Spielraums. Mehr Ermessensspielraum ist ein Kern der Entbürokratisierung – und er verlangt auf beiden Seiten mehr Vertrauen: von der Verwaltung in ihre eigene Verantwortung und von den Bürgerinnen und Bürgern in nachvollziehbare, rechtmäßige Entscheidungen. Rechtsschutz muss dabei selbstverständlich gewährleistet bleiben. Aber wenn jede Ermessensentscheidung, deren Ergebnis nicht den eigenen Vorstellungen entspricht, anschließend rechtlich angegriffen wird, wird der neu gewonnene Handlungsspielraum der Verwaltung faktisch wieder eingeengt.

Fakt ist: Ohne den Aufbau der Kompetenzen und der Bereitschaft zur Verantwortung auf beiden Seiten – bei Verwaltung und Bürgern – wird der Abbau der Bürokratie nicht automatisch zu einem handlungsfähigeren Staat führen. Weniger Regeln bedeuten mehr Entscheidungsspielraum – und damit mehr Verantwortung. Wer einen Staat will, der wieder „liefert“, muss deshalb nicht nur Vorschriften abbauen, sondern Menschen befähigen, die neu gewonnenen Freiräume auch zu nutzen.

Staatsmodernisierung ist deshalb nicht nur eine Sache des Bürokratieabbaus und der Digitalisierung. Sie ist eben auch – und in erster Linie – Führungsaufgabe.

Unser Autor

Prof. Dr. Georg Stephan Barfuß leitet seit 2020 als berufsmäßiger Stadtrat das Referat für Wirtschaft, Wissenschaft und Finanzen der Stadt Regensburg. Zuvor war der Autor über viele Jahre in leitendenden Funktionen der Industrie tätig, überwiegend in der Automobilwirtschaft, mit internationalen Aufgaben in den Bereichen Finanzen und Sustainability Managment. Parallel dazu lehrte und forschte er von 2013 bis 2020 als Professor an der Business School der Technischen Hochschule Ingolstadt und ist bis heute als Lehrbeauftragter an mehreren Hochschulen aktiv.

Seine wissenschaftliche Ausbildung umfasst ein Studium der Economics an der Universität Maastricht, eine Promotion im Bereich Wirtschaftsgeografie an der Universität Augsburg und einen MBA an der Universität Lüneburg.

Prof. Barfuß sieht sich als Brückenbauer zwischen Theorie und Praxis und den unterschiedlichen Systemen „Staat“, „Wirtschaft“ und „Wissenschaft“.

Quellen

(1) Jäkel, Julia; de Maizière, Thomas; Steinbrück, Peer; Voßkuhle, Andreas (2025): Initiative für einen handlungsfähigen Staat. Abschlussbericht. Freiburg im Breisgau: Herder.

(2) CDU; CSU; SPD (2025): Verantwortung für Deutschland. Koalitionsvertrag zwischen CDU, CSU und SPD. 21. Legislaturperiode. Berlin, 9. April 2025, S. 56 ff. Koalitionsvertrag als PDF (Abruf: 24.08.2026).

(3) Barfuß, Georg Stephan (2026): Entscheiden – Liefern – Verantworten. Kommunales Leadership im 21. Jahrhundert. Ein pragmatischer Leitfaden für Führungskräfte in der kommunalen Verwaltung. Stuttgart: Kohlhammer. Buch bei Amazon: Entscheiden - Liefern - Verantworten. Kommunales Leadership im 21. Jahrhundert: Ein pragmatischer Leitfaden für Führungskräfte in der kommunalen Verwaltung - Barfuß, Georg Stephan - Amazon.de: Bücher

(4) § 246e BauGB – Befristete Sonderregelung für den Wohnungsbau. Eingeführt durch das Gesetz zur Beschleunigung des Wohnungsbaus und zur Wohnraumsicherung vom 27.10.2025 (BGBl. I 2025 Nr. 257), in Kraft seit 30.10.2025. Amtlicher Gesetzestext § 246e BauGB

(5) Kreativbehörde Regensburg: „Labor der kreativen Köpfe“. Kreativbehörde Regensburg – Home (Abruf: 24.08.2026).