Wie Städte und Gemeinden öffentliche Formate sicher strukturieren: Kleine Veranstaltung, viele Zuständigkeiten

Gastbeitrag von Christoph Sommer, c-aestas. Sommerfest, Markt, Vereinsjubiläum oder Begegnungsformat im öffentlichen Raum: Viele kommunale Veranstaltungen wirken bewusst niedrigschwellig. Genau darin liegt ihr Wert. Bürgerinnen und Bürger sollen zusammenkommen, Vereine sichtbar werden, Ehrenamt soll möglich bleiben. Für Rathäuser, Ordnungsämter und Veranstaltungsverantwortliche entsteht dahinter eine Koordinationsaufgabe, die im Alltag nicht immer sofort sichtbar ist.

Sicherheit bei kommunalen Veranstaltungen ist selten nur eine Frage einzelner Maßnahmen. Entscheidend ist, ob Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Entscheidungsbefugnisse so geklärt sind, dass sie auch bei Zeitdruck funktionieren. Sicherheit entsteht nicht durch umfangreiche Unterlagen, sondern durch geklärte Entscheidungswege. Je mehr Beteiligte eingebunden sind – Verwaltung, Bauhof, Feuerwehr, Polizei, Sanitätsdienst, Sicherheitsdienst, Vereine oder Dienstleister –, desto wichtiger wird eine einfache gemeinsame Ordnung.

Ein häufiger Schwachpunkt liegt nicht im fehlenden Engagement, sondern in unklaren Schnittstellen. Wer bewertet eine Wetterwarnung? Wer hält Kontakt zur Polizei? Wer veranlasst eine Durchsage? Wer entscheidet, ob eine Zufahrt freigehalten, ein Bereich geräumt oder eine Veranstaltung unterbrochen wird? Wer informiert Bürgermeisterin oder Bürgermeister, Ordnungsamt und Veranstaltungsleitung? Solche Fragen wirken im Vorfeld kleinteilig. Im Ereignisfall werden sie schnell zu Führungsfragen.

Für Kommunen geht es deshalb nicht um zusätzliche Bürokratie, sondern um wenige belastbare Festlegungen. Hilfreich ist eine benannte Koordinationsverantwortung, die operative Einsatzleitungen nicht ersetzt, aber die Veranstaltungsorganisation zusammenführt. Sie muss wissen, wer entscheidet, wer informiert und wer Maßnahmen veranlasst. Ebenso sollten typische Lageveränderungen vorab durchdacht werden: Unwetter, Überfüllung, medizinischer Notfall, Verkehrsproblem, Stromausfall, aggressive Personen oder der Ausfall eines Dienstleisters.

Praktisch hilfreich ist ein kompaktes Sicherheits- und Koordinationsblatt. Es sollte Ansprechpartner, Entscheidungswege, Erreichbarkeiten, Durchsagen, Sammel- oder Anlaufstellen sowie Schnittstellen zu Feuerwehr, Polizei, Sanitätsdienst und Ordnungsamt abbilden. Für kleinere Veranstaltungen genügt häufig eine schlanke Fassung, wenn sie abgestimmt, verstanden und am Veranstaltungstag verfügbar ist.

Besonders sensibel ist die Einbindung des Ehrenamts. Ehrenamtliche Strukturen – etwa Vereine, Feuerwehren und örtliche Hilfsorganisationen – tragen vielerorts wesentlich zum Gelingen bei. Sie sollten jedoch nicht stillschweigend Aufgaben übernehmen, deren Tragweite ihnen nicht klar ist. Wer Besucher lenkt, Zufahrten freihält, Informationen weitergibt oder als Ordner eingesetzt wird, braucht eine kurze Einweisung: Was ist meine Aufgabe? Was ist ausdrücklich nicht meine Aufgabe? Wen erreiche ich? Wann gebe ich eine Lage weiter, statt selbst zu handeln?

Auch politische Verantwortungsträger profitieren von klaren Strukturen. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister müssen im Ereignisfall nicht jede operative Einzelentscheidung treffen. Sie sollten aber wissen, welche Lagebilder, Eskalationswege und Entscheidungspunkte vorbereitet sind.

Eine Kommune, die vorab klare Strukturen schafft, entlastet Verwaltung und Ehrenamt, verbessert die Zusammenarbeit mit Einsatz- und Ordnungsbehörden und reduziert Reibungsverluste. Sicherheit soll Begegnung ermöglichen, nicht verhindern.

Kommunale Veranstaltungssicherheit beginnt nicht mit der Frage, wie umfangreich ein Sicherheitskonzept sein muss. Sie beginnt mit der Frage: Wissen alle Beteiligten, wer bei welcher Lage entscheidet, informiert und handelt? Wenn diese Frage belastbar beantwortet ist, entsteht aus vielen Einzelzuständigkeiten eine tragfähige kommunale Sicherheitsstruktur.

Zum Autor

Christoph Sommer ist Krisenmanager und -trainer mit MBA im Sicherheits- und Katastrophenmanagement. Er befasst sich mit kommunaler Sicherheitsfähigkeit und Veranstaltungssicherheit.