Patric Fischer, Senior Vice President, CGI Deutschland: KI in Kommunen: Wie sie langfristig Handlungsfähigkeit sichert

Immer mehr Kommunen nutzen Anwendungen im Bereich Künstliche Intelligenz. Sie hoffen dadurch die zunehmende Arbeitslast bei immer knapperen Ressourcen auch zukünftig bewältigen zu können. Ein erstes Fazit muss jedoch gemischt ausfallen: Viele Projekte nutzen punktuell, die große Entlastung stellt sich oft jedoch nicht ein. Der Grund: Isolierte Anwendungen schaffen auch nur isolierten Nutzen.

Wo KI in Kommunen heute genutzt wird

Dass KI-Instrumente potenziell eine große Unterstützung auf nahezu allen Ebenen kommunaler Verwaltung bieten, zeigen unterschiedliche Anwendungsfälle:

1. Bürgerkontakt & Verwaltungsassistenz: So entfaltet KI ihren Mehrwert zuerst dort, wo Bürgerkontakt, Sachbearbeitung und Steuerung zusammenlaufen. Von Bürgern eingehende Anfragen kann die kommunale KI vorsortieren, Informationen verständlich aufbereiten und die Bearbeitung von Formularen oder Anträgen unterstützen. So wird der Zugang zur Verwaltung verbessert und der Umfang unnötiger Rückfragen verringert.

2. KI-Unterstützung in der Sachbearbeitung: Besonders groß ist das Entlastungspotenzial in der Sachbearbeitung. KI kann Unterlagen auslesen, fehlende Angaben hervorheben, Dokumente thematisch oder fallbezogen zuordnen, Fristen oder Plausibilitäten prüfen und Wissen schneller erschließen.

3. Automatisierung: Parallel dazu existiert in jeder Verwaltung ein großes Volumen an Aufgaben, die sich täglich wiederholen, ohne dass sie fachlich anspruchsvoll sind. Dokumente werden ausgelesen, Anfragen klassifiziert oder Berichte erstellt.

4. Stadtbetrieb & Infrastruktur: Bei Straßen, Kanalnetzen, Grünflächen oder technischen Anlagen kann kommunale KI Bild-, Geo- und Sensordaten auswerten, Auffälligkeiten früher erkennen und Maßnahmen priorisieren. Der Nutzen liegt in robustem kommunalem Betrieb, klaren Prioritäten und dem gezielten Einsatz knapper Ressourcen.

5. Datenbasierte Steuerung: Kommunale Fragestellungen, etwa in der Stadtentwicklung oder Klimaanpassung, sind selten eindimensional. KI kann hier helfen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, Szenarien zu simulieren und Auswirkungen sichtbar zu machen.

Wenn KI nicht entlastet

Punktuelle Bemühungen wie ein Chatbot oder eine Silo-Lösung in einem Fachbereich erzeugen Aufmerksamkeit, allerdings entfalten sie häufig keine dauerhafte und fachbereichsübergreifende Wirkung. Die erwünschte Entlastung bleibt aus.

Der Grund: In vielen Verwaltungen wird KI auf Prozesse aufgesetzt, die bereits heute fragmentiert, ressourcenintensiv und organisatorisch überlastet sind. Prozesse werden digitalisiert, ohne sie grundlegend neu zu denken. Mitarbeitende bedienen zusätzliche Systeme, Daten verbleiben in Silos und neue Anwendungen erzeugen nicht selten zusätzliche Komplexität. So entsteht digitale Mehrarbeit statt echter Transformation.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Welche KI-Anwendung führen wir ein?“ Sondern: „Wie organisieren wir Verwaltung künftig so, dass sie dauerhaft handlungsfähig bleibt?“

KI mit System

Von Beginn an sollten Kommunen den KI-Einsatz deshalb strategisch über Verwaltungsbereiche hinweg planen, sodass Schritt für Schritt eine belastbare kommunale Entlastungsarchitektur entsteht. Dort, wo dies unterblieben ist, gilt es, das Zusammenspiel der bereits vorhandenen Insel-Lösungen zu organisieren.

Ziel muss eine umfassende Vernetzung sein: von Bürgerkommunikation, Verwaltungsassistenz, Vorprüfung, Co-Sachbearbeitung und datenbasierter Steuerung über unterschiedliche Anwendungen und Fachverfahren hinweg. Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn KI entlang vollständiger Prozessketten unterstützt: vom Bürgerkontakt über die Vorprüfung von Unterlagen bis zur Sachbearbeitung, Priorisierung, Steuerung und Entscheidungsunterstützung.

Um dies zu erreichen, empfiehlt sich ein modularer Einstieg, der auf klar umrissene Anwendungsfälle, strukturierte Prozesse und sichtbaren Nutzen setzt. Am Anfang steht dabei nicht die Softwareauswahl, sondern der Fokus auf wiederkehrende Engpässe.

Hierfür müssen Anforderungen definiert sowie Rollen, Prozesse und die Datengrundlage aufbereitet werden. Entscheidend sind dabei klare Verantwortlichkeiten, integrierte Prozesse, strukturierte Daten, belastbare Governance und die enge Einbindung der Beschäftigten. Zentrales Element dabei bleibt der Mensch als verantwortliche Entscheidungs-, Kontroll- und Gestaltungsinstanz.

Grundlage für zukunftsfähige Kommunen schaffen

Die Zeit reiner Pilotprojekte ist vorbei und das Ergebnis liegt vor: in Form der genannten nützlichen Anwendungsfälle und den Voraussetzungen für echte Entlastung. Am innovativsten sind nicht Kommunen, die besonders viele einzelne KI-Anwendungen nutzen, sondern Kommunen, die die Grundlage für eine neue Form der Verwaltungsorganisation schaffen: vernetzt, datenbasiert und assistiert sowie intelligent orchestriert. So wird aus einzelnen Anwendungen eine verlässliche kommunale KI-Entlastungsarchitektur.

Über unseren Autor

Patric Fischer unterstützt als Senior Vice President von CGI – einem globalen Dienstleister für IT- und Geschäftsprozesse mit starken Wurzeln in den Regionen – Kommunal- und Landesverwaltungen bei großen, komplexen IT-Projekten. Bevor er zu CGI kam, war er Inhaber einer IT-Firma mit Schwerpunkt IT-Service und Infrastruktur.