Ein Gastbeitrag von Dirk Kiefer, Vice President bei CGI Wie Kommunen ihre Handlungsfähigkeit sichern

Kommunen stehen unter Druck: Fachkräfte werden knapper, Aufgaben komplexer und finanzielle Spielräume enger. Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft erwarten dennoch verlässliche und bequeme digitale Leistungen sowie eine schnelle Abwicklung ihrer Anliegen. Dabei nehmen auch die Gefahrenlagen zu: Die öffentliche Verwaltung ist schon heute besonders häufig von Cyber-attacken betroffen. Auch hybriden Angriffen, etwa auf Stromnetze, muss sie standhalten oder diese abwehren können.

Die zentrale Frage lautet deshalb: Wie modernisiert sich eine Kommune so, dass sie ihre Aufgaben heute und künftig zuverlässig erfüllen kann? Viele Verwaltungen sind durch gewachsene Abläufe, getrennte Systeme und knappe Kapazitäten nur unzureichend auf aktuelle Entwicklungen und die sich daraus ergebende Zukunft vorbereitet. Ihre Handlungsfähigkeit ist gefährdet.

Nutzen in den Mittelpunkt

Verwaltungsvorgänge sind oft über Jahrzehnte gewachsen. Zuständigkeiten, Fachverfahren und Abläufe passen nicht immer zusammen. Modernisierung sollte deshalb immer beim Nutzen beginnen: Was soll für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen oder die eigene Organisation erreicht werden? Ob und welche Technologie bei der Lösung zum Einsatz kommt, wird vom verfolgten Ziel abgeleitet.

KI und Automatisierung können Beschäftigte beispielsweise entlasten, Wissen verfügbar machen und Abläufe beschleunigen. Vor einer Auswahl sollte aber feststehen, welches Problem gelöst werden soll. Digitalisierung ist ein Mittel für bessere Leistungen, kein Selbstzweck.

Standards nutzen und Wahlmöglichkeiten sichern

Kommunen müssen digitale Lösungen übrigens nicht allein entwickeln. Gemeinsame Standards, Basisdienste und offene Schnittstellen erleichtern den Datenaustausch und die Nachnutzung bewährter Lösungen. Der Deutschland-Stack folgt dem Ziel einer gemeinsamen, interoperablen Grundlage. Kommunale Besonderheiten können auf dieser Basis oft noch besser umgesetzt werden. Denn Kommunen und Dienstleister müssen nicht immer bei Null anfangen und können sich auf die Besonderheiten konzentrieren.

Zur Handlungsfähigkeit gehört aber auch digitale Souveränität: Eine Kommune sollte ihre Abhängigkeiten von Anbietern und Systemen kennen und ihre IT steuern können. Open-Source- und europäische Technologien können Transparenz und Wahlmöglichkeiten stärken. Entscheidend ist, dass Kommunen begründet zwischen Technologien, Betriebsmodellen und Dienstleistern wählen und bei Bedarf wechseln können. Dafür brauchen sie eigenes Wissen und klare Entscheidungswege.

Veränderung muss im Alltag funktionieren

Neue Abläufe tragen jedoch nur, wenn Führungskräfte und Beschäftigte sie verstehen und mitgestalten. Dazu gehört, diese idealerweise von Beginn an mit auf die Reise zu nehmen sowie für klare Zuständigkeiten, gute Zusammenarbeit und zugängliches Wissen zu sorgen. Interdisziplinäre Teams oder neue Rollen können helfen, wenn sie zur jeweiligen Kommune passen. Veränderungsbegleitung gehört deshalb von Anfang an dazu: Sie unterstützt dabei, neue Abläufe im Arbeitsalltag zu verstehen, wertzuschätzen und umzusetzen.

Sechs Schritte für erfolgreiche Verwaltungsmodernisierung

Doch wie bringt man Modernisierung nun auf die Straße? Die folgenden sechs Schritte haben sich in meiner Zusammenarbeit mit großen und kleinen Kommunen in Bayern bewährt:

1. Prioritäten nach klaren Kriterien setzen: Welche Leistungen sind sicherheitsrelevant, und welche Folgen hätte ihr Ausfall? Sicherheit hat Vorrang. Danach zählen der für die Beschäftigten und für die Bevölkerung spürbare Nutzen und mögliche Einsparungen.
2. Beteiligte früh einbeziehen: Mit Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Beschäftigten aus den betroffenen Bereichen klären, welche Probleme auftreten und was verbessert werden soll.
3. Abläufe und Ursachen erfassen: Den Prozess vom Anliegen bis zum Ergebnis aufnehmen und Wartezeiten, doppelte Eingaben, Medienbrüche oder unklare Zuständigkeiten sichtbar machen.
4. Ziele und Anforderungen festlegen: Beschreiben, was künftig besser werden soll, wer Verantwortung trägt und welche Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Kompetenzen und den Weiterbetrieb bei Störungen gelten.
5. Veränderung und Umsetzung planen: Organisatorische und technische Maßnahmen aufeinander abstimmen, passende Lösungen auswählen und festlegen, wie Beschäftigte informiert, beteiligt und qualifiziert werden.
6. Erproben, begleiten und nachsteuern: Die Veränderung zunächst in einem überschaubaren Bereich umsetzen, Beschäftigte dabei unterstützen und Nutzen, Sicherheit sowie Aufwand prüfen. Erkenntnisse nutzen, Anpassungen vornehmen und Bewährtes auf weitere Leistungen übertragen.

Die Zukunftsfähigkeit einer Kommune entsteht nicht von selbst. Jetzt sind die dort Handelnden gefragt – allen voran die Bürgermeisterinnen und Bürgermeister. Sie müssen Modernisierung zur Priorität machen. Wer heute Verwaltungsleistungen und Strukturen weiterentwickelt, sichert die Handlungsfähigkeit von morgen und damit die Zukunft der Kommune und der Menschen, die in ihr leben.

Über unseren Autor

Dirk Kiefer ist erfahrener Experte für Digitalprojekte in der Verwaltung und schaut selbst auf 20 Jahre Berufserfahrung im öffentlichen Dienst zurück. Er unterstützt Organisationen der Daseinsfürsorge in Bayern dabei, Technologien wirksam einzusetzen, Abläufe zu optimieren und öffentliche Leistungen zukunftsfähig zu gestalten. Bei Interesse an einem informellen Austausch: dirk.kiefer@cgi.com.