Landratsamt führt sichere E-Mail-Kommunikation ein

Das Landratsamt Weißenburg-Gunzenhausen hat seine digitale Kommunikation erweitert: Bürgerinnen und Bürger können künftig in ausgewählten Fällen verschlüsselt mit der Verwaltung per E-Mail kommunizieren. Die Initiative für eine solche sichere Kommunikation geht dabei stets vom Landratsamt aus. Ziel ist es, sensible Inhalte noch besser zu schützen und gleichzeitig eine komfortable digitale Kommunikation zu ermöglichen.

Wird für ein Anliegen eine verschlüsselte Kommunikation genutzt, erhalten Empfängerinnen und Empfänger eine Benachrichtigungs-E-Mail. Diese informiert darüber, dass im sicheren Nachrichtenportal „securemail“ eine Nachricht des Landratsamtes bereitsteht. Die eigentlichen Inhalte werden dabei nicht direkt per E-Mail versendet, sondern ausschließlich verschlüsselt im Portal bereitgestellt. Eine eigenständige Kontaktaufnahme durch Bürgerinnen und Bürger über das Portal ist nicht möglich.

Für den Zugriff ist eine einmalige Registrierung im „securemail“-Portal erforderlich. Eine entsprechende Anleitung zur Erstanmeldung sowie zum Abruf der Nachricht ist in der Benachrichtigungs-E-Mail enthalten. Nach erfolgreicher Registrierung kann das angelegte Benutzerkonto dauerhaft für die weitere sichere Kommunikation genutzt werden, sofern diese durch das Landratsamt initiiert wird.

Auch Antworten auf eine vom Landratsamt bereitgestellte Nachricht erfolgen über das Portal und werden durchgehend verschlüsselt übertragen. Dadurch entsteht ein geschlossener und sicherer Kommunikationskanal, der insbesondere beim Austausch sensibler personenbezogener Daten einen hohen Schutz gewährleistet.

Die Entscheidung, ob die Kommunikation über das „securemail“-Portal erfolgt, trifft die jeweils zuständige Sachbearbeitung im Einzelfall. Bürgerinnen und Bürger müssen hierfür nichts gesondert veranlassen. Das Landratsamt weist darauf hin, dass im „securemail“-Portal bereitgestellte Dokumente nach dem Abruf eigenständig gespeichert werden sollten. Das Portal dient ausschließlich der sicheren Übermittlung und stellt kein dauerhaftes Dokumentenarchiv dar.