7. Kommunalforum der AKDB: Digitale Verwaltung als Gemeinschaftsaufgabe

Unter dem Motto „Gemeinsam voran“ veranstaltete die AKDB-Unternehmensgruppe zusammen mit ihren Partnern das 7. Kommunalforum in München. Rund 1.000 Kommunalvertreterinnen und -vertreter aus dem gesamten Bundesgebiet nutzten die Veranstaltung zum Austausch über Innovationen und die digitale Verwaltung. Das Programm umfasste mehr als 40 Fachvorträge, Podiumsdiskussionen, Live-Demonstrationen und interaktive Formate. In Fachforen wurden aktuelle Entwicklungen in Bereichen wie Bürgerbüro, Kämmerei, Personalwesen, Kitaverwaltung, Wahlämter und Bauwesen vorgestellt.

Im Vordergrund standen Herausforderungen wie der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und steigende Anforderungen an die Cybersicherheit. Schwerpunktthemen waren das Cloud-Angebot der AKDB, der Umgang mit Cybergefahren und der Einsatz Künstlicher Intelligenz in modernen Fachverfahren. Praxisberichte und Diskussionen zeigten, wie digitale Technologien den Alltag von Verwaltungen, Unternehmen und Bürgern erleichtern können. Präsentiert wurde auf dem Forum die Bereitstellung von openDesk für Kommunen. Bei diesem wegweisenden Projekt handelt es sich um eine quelloffene Office- und Kollaborationssuite für öffentliche Verwaltungen, die einen souveränen digitalen Arbeitsplatz ermöglichen soll.

55 Jahre AKDB

Im Rahmen des „Grand Openings“ blickte die AKDB auf Meilensteine ihrer inzwischen 55-jährigen Unternehmensgeschichte zurück und zeichnete die Entwicklung der Informationstechnologie im öffentlichen Sektor nach. Bayerns Innenminister Joachim Herrmann hob die Bedeutung des kommunalen IT-Dienstleisters hervor: „Mehr als ein halbes Jahrhundert unterstützt die AKDB die kommunale Praxis. Diese Erfahrung ist das Fundament, auf dem wir gemeinsam die digitale Verwaltung von morgen gestalten. Die Bedeutung dieser Arbeit lässt sich nicht allein an Technik messen. Sie zeigt sich im Rathaus, wenn ein Verfahren zuverlässig funktioniert.“ Spürbar werde das insbesondere für die Bürgerinnen und Bürger, die Leistungen einfach erreichen und ihre Anliegen unkompliziert erledigen könnten, so Herrmann.

Der Vorstandsvorsitzende der AKDB, Rudolf Schleyer, unterstrich die Bedeutung gemeinsamer Lösungen für die kommunale IT-Landschaft. Kommunen müssten mit weniger Personal immer komplexere Anforderungen bewältigen. Digitale Plattformen, Cloud-Technologien und KI-Anwendungen könnten dazu beitragen, die Verwaltung effizient, sicher und bürgernah aufzustellen. „Der Wechsel in die Cloud ist damit für die Kommunen das Gebot der Zeit“, machte Schleyer deutlich.

Nach den Worten von Bayerns Digitalminister Fabian Mehring muss ein moderner Digitalstaat Antworten auf den demografischen Wandel geben, die kommunalen Haushalte entlasten, Bürokratie mithilfe Künstlicher Intelligenz abbauen und das Vertrauen in die Demokratie stärken. Den Kommunen komme dabei eine Schlüsselrolle zu, denn das Bild, das die Bürger vom Staat hätten, werde vor allem durch ihre direkten Kontakte mit den Verwaltungen geprägt.

Standardisierte Lösungen im Visier

Die Beschäftigten müssten von Routinetätigkeiten entlastet werden, um sich auf nicht automatisierbare Aufgaben konzentrieren zu können. Dafür brauche es gemeinsame Plattformen und standardisierte Lösungen statt paralleler Entwicklungen in jeder Kommune. „Wir können es uns schlicht nicht mehr erlauben, Dinge in 2.056 Kommunen 2.056-mal zu machen“, erklärte Mehring. Als Beispiele nannte er die Fördermanagementplattform Bayern zur Digitalisierung und Automatisierung von Förderverfahren sowie gemeinsame Initiativen für standardisierte Verwaltungsleistungen. Der AKDB komme als zentralem kommunalen IT-Dienstleister dabei eine wichtige Rolle zu.

Digitalisierung müsse sich auch wirtschaftlich auszahlen. Es reiche deshalb nicht, analoge Verfahren lediglich um digitale Angebote zu ergänzen. Solange beide Wege parallel betrieben würden, entstünden zusätzliche Kosten. Mehring plädierte für eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und den Abbau analoger Doppelstrukturen. Erst dadurch lasse sich eine „digitale Dividende“ erzielen.

Als wichtigen Schritt bezeichnete der Minister die Nationale Digitaloffensive, bei der Bayern gemeinsam mit Hessen eine Vorreiterrolle übernehme. Ziel sei es, fünf zentrale Verwaltungsleistungen bis Ende 2026 möglichst flächendeckend in den Kommunen anzubieten. Dazu zählten die elektronische Wohnsitzanmeldung, der Führerscheinantrag, aufenthaltsrechtliche Verfahren, die elektronische Waffenbesitzkarte sowie ausgewählte Bauleistungen wie Bauvorbescheide und Baugenehmigungen. Digitalmanager vor Ort sollten dafür sorgen, dass auch kleinere Städte und Gemeinden die Möglichkeiten der digitalen Transformation nutzen könnten.

Nach Mehrings Angaben hat der Freistaat ein erstes Ziel der Nationalen Digitaloffensive vorzeitig erreicht: Alle 96 Ausländerbehörden in Bayern sind inzwischen an den Online-Dienst „Aufenthalt Digital“ angebunden. Damit ist die Beantragung eines Aufenthaltstitels landesweit digital möglich.

KI statt Bürokratie

Auch bei der elektronischen Wohnsitzanmeldung komme der Ausbau voran. Mit dem Anschluss der Verwaltungsgemeinschaft Pöttmes im Landkreis Aichach-Friedberg nutzten inzwischen 1.000 der insgesamt 1.385 zuständigen Behörden im Freistaat den Online-Dienst. Das entspreche einer Abdeckung von rund 72 Prozent. „Gemeinsam mit Bundesdigitalminister Karsten Wildberger habe ich versprochen, beim digitalen Staat vom Reden ins Machen zu kommen. Jetzt liefern wir – schneller als geplant und flächendeckend im ganzen Freistaat“, so Mehring. Zugleich müsse die IT-Sicherheit Bestandteil der digitalen Transformation sein, da Cyberangriffe die wirtschaftlichen Vorteile schnell zunichte machen könnten.

Unter dem Leitgedanken „KI statt Bürokratie“ müssten Verwaltungsprozesse grundlegend neugestaltet werden, fuhr der Minister fort. Es genüge nicht, einen Papierantrag lediglich durch ein PDF-Dokument zu ersetzen, das anschließend wieder ausgedruckt und analog bearbeitet werde. Vielmehr müsse die Digitalisierung den gesamten Verwaltungsprozess umfassen. KI solle unmittelbar in die Arbeitsabläufe integriert werden und auch geeignete Aufgaben eigenständig übernehmen.

Vertrauen schaffen

Die Verwaltungsdigitalisierung habe darüber hinaus eine gesellschaftspolitische Bedeutung. Wenn Bürgerinnen und Bürger im Alltag digitale Dienstleistungen gewohnt seien, staatliche Verfahren aber weiterhin als umständlich und langwierig erlebten, könne dies das Vertrauen in staatliche Institutionen beeinträchtigen. Mit einer Deutschland-App, einer digitalen Brieftasche und dem Konzept des „Push Government“ solle die Verwaltung ihre Leistungen künftig einfacher, direkter und stärker an den Bedürfnissen der Bürger ausrichten. Staatliche Dienstleistungen müssten möglichst unkompliziert über das Smartphone erreichbar sein. Auch digitale Zwillinge könnten einen unmittelbaren Nutzen bieten, etwa beim Hochwasserschutz.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sei die digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung. Der Staat müsse seine digitale Unabhängigkeit wahren und einseitige Abhängigkeiten von Technologieanbietern vermeiden.

Mehring verwies auf Risiken beim Zugriff auf sensible Daten und mögliche Einschränkungen digitaler Dienste aus geopolitischen Gründen. Bayern setze deshalb verstärkt auf souveräne IT-Infrastrukturen und Open-Source-Lösungen. Auch die Zusammenarbeit mit der
AKDB, etwa bei der Einführung von openDesk, sei Teil dieser Strategie.