(GZ-18-2023 - 28. September)

► Software ermöglicht Live-Abstimmung aus dem Homeoffice:

Quantensprung in der digitalen Gremienarbeit

Vom heimischen Schreibtisch aus oder aus dem Urlaub live an einer geheimen Abstimmung im kommunalen Gremium teilnehmen? Was vor Kurzem noch ein Stolperstein in der virtuellen Gremienarbeit war, ist jetzt kein Problem mehr. Das Sitzungsmanagement SD.NET hat entsprechend aufgerüstet – und so die Arbeit in Kommunen, Verbänden und Behörden noch zeitgemäßer gemacht.

Virtuelle Sitzung mit Smartphone und Tablet. Bild: STERNBERG

Die Software für virtuelle Sitzungen der Bielefelder STERNBERG Software GmbH & Co. KG wird schon seit Jahrzehnten in vielen Verwaltungen eingesetzt. „Während Corona ist die Nachfrage dann noch einmal extrem gestiegen “, erklärt Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher. „Von zu Hause oder unterwegs virtuell zu arbeiten, ist seither auch in der Gremienarbeit selbstverständlich.“ Nun wurden zusammen mit einer bayerischen Oberbehörde Funktionen entwickelt, die auch eine geheime Wahl und eine Live-Abstimmung ermöglichen. Inzwischen sind diese von der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Nordrhein-Westfalen zertifiziert worden. Reuscher: „Damit werden wir dem Wunsch der Kommunen nach mehr Flexibilität gerecht.“

Abstimmung aus dem Homeoffice

Mit dem Modul „Interaktive Virtuelle Sitzung“ (IVS) gehören Abstimmungen, für die sich die Gremienmitglieder zur selben Zeit am selben Ort befinden müssen, der Vergangenheit an. Sie können aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise aus nicht nur an der Sitzung teilnehmen, sondern auch in Echtzeit ihre Stimme bei einer Wahl abgeben und die Ergebnisse beobachten. Selbst hybride Sitzungen sind unkompliziert möglich.

„Die Software macht Wahlen nicht nur effizient, transparent und rechtssicher, sondern ermöglicht je nach Bedarf auch offene, namentliche oder geheime Abstimmungen“ erklärt Reuscher, „Sicherheitstechniken und Verschlüsselungen gewährleisten, dass die Votings nicht manipuliert werden können – ein Quantensprung in der digitalen Gremienarbeit.“ Die Zertifizierung der GPA NRW bestätigt, dass die Anwendungen dem technischen, datenschutzrechtlichen und organisatorischen Standard dieses sensiblen Bereichs entsprechen.

Vereinbarkeit mit Beruf und Familie

Gremienarbeit wird dank des neuen Moduls zeitgemäß. Die Pandemie hat deutlich gemacht, dass Abstimmungen vor Ort nicht die einzige Lösung sind. Auch, dass Nordrhein-Westfalen eine Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen erlassen hat, zeigt, dass hier ein Wandel stattfindet. „Außerdem tragen wir mit unserer Software zur Vereinbarkeit des kommunalen Mandats mit Beruf und Familie bei“, so Reuscher.

Für eine möglichst reibungslose Durchführung der Abstimmungen enthält IVS ein Berechtigungskonzept auf Rollenbasis. Ein Moderator verfügt über besondere Rechte und kann etwa Beschlusstexte während einer Diskussion umformulieren. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Anmeldungen der Teilnehmenden zu überwachen, Befangenheiten zu einzelnen Tagesordnungspunkten festzulegen und die Abstimmungen zu starten. Er kann die Abstimmung nach Ablauf einer Frist vorzeitig beenden oder im Extremfall abbrechen und wiederholen lassen. Alle Vorgänge werden protokolliert und in einer Art Logbuch festgehalten.

Neben der Verwaltung profitieren aber auch die Bürger. Denn diese können nun an virtuellen Gremiensitzungen teilnehmen und die Diskussionen und den Abstimmungsvorgang live im Videokonferenzsystem verfolgen.

Über das Unternehmen

1990 gegründet, entwickelt das Familienunternehmen STERNBERG Lösungen um die Vorteile einer digitalen Gremienarbeit für Kommunen, Institutionen und Unternehmen in der gesamten DACH-Region zu erschließen. „Vor allem Kommunen möchten ressourcenschonend und transparent arbeiten“, erklärt Reuscher. „Daher begleiten wir sie bei der Umstellung auf ein digitales Sitzungsmanagement, mit dem sie Papier einsparen, Kosten senken und Prozesse effizienter gestalten können.“ Neben dem Verwaltungs-System SD.NET und dem dazu passenden Gremieninformationssystem entwickelt STERNBERG mobile Apps und Module, die auch ganz spezielle Anforderungen der Verwaltungen abdecken.

Jan-Christopher Reuscher

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