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(GZ-12-2020)
Gastbeiträge

► Gebäudeverwaltung digitalisieren:

 

Mit CAFM alles unter einem Dach

 

Gastbeitrag: Matthias Mosig, Head of Digital Transformation, TÜV SÜD Advimo

Die richtige Software vereinfacht und optimiert das Gebäudemanagement – von der Planung über den Bau bis zum Betrieb. TÜV SÜD zeigt, wie Kommunen Prozesse verschlanken, Kosten reduzieren und Arbeits- und Umweltschutz verbessern.

Bei der Verwaltung ihrer Liegenschaften stehen Kommunen heute vor wachsenden Herausforderungen: Qualifizierte Mitarbeiter sind schwer zu halten, die gesetzlichen Anforderungen steigen und die Gebäudetechnik wird immer komplexer. Gleichzeitig gilt es, zahlreiche Bedürfnisse zu berücksichtigen: Sind die Flächen optimal ausgelastet, funktionsfähig und bedarfsgerecht? Wurde der Haushaltsplan eingehalten und ist der Werterhalt gesichert? Nicht zuletzt spielt neben der Betreiberverantwortung die Energieeffizienz eine immer größere Rolle.

Viele Aufgaben, eine Lösung

Während etwa die Flugzeugentwicklung oder der Schiffbau schon lange sogenannte digitale Zwillinge nutzen, ist die Digitalisierung in der Baubranche und im Gebäudebetrieb noch nicht so weit fortgeschritten. Dabei lassen sich mit einem digitalen Zwilling auch Bauprojekte und das Gebäudemanagement erheblich optimieren. Gebäudetechnische Lösungen und Methoden wie digitale Projekträume, Common Data Environment (CDE), Building Information Modelling (BIM) oder ein computergestütztes Gebäudemanagement (CAFM, Computer-Aided Facility Management) sind noch viel zu wenig verbreitet.

Zentrales Bindeglied

CAFM ist häufig noch das zentrale Bindeglied aller für die Gebäudeverwaltung relevanten Anwendungen und Systeme. Es bringt bereits durch eine gemeinsame Datenablage stets aktuelle Stammdaten und durch standardisierte Prozesse wesentliche Verbesserungen. Enthalten sind häufig unter anderem das Miet-, Flächen- oder Umzugsmanagement, Nebenkostenabrechnung, Wartung, Prüfung und Instandsetzung sowie das Kostencontrolling und die Haushaltsplanung. Idealerweise wird es direkt mit kaufmännischen Programmen für Beschaffung, Rechnungs- und Personalwesen gekoppelt.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Normen

Bürger, Mieter und Dienstleister greifen dann über eigene Portale direkt auf die für sie relevanten Informationen zu. Die Daten der Architekten und Fachplaner werden bei Neu- oder Umbauprojekten direkt ins System importiert. Protokollfunktionen helfen Betreibern, die gesetzlichen Vorgaben und Normen sowie Gewährleistungs- und Prüffristen einzuhalten.

Alle Verwaltungsebenen profitieren

So profitieren alle Verwaltungsebenen: Die Bereitstellung kaufmännischer und Performancedaten schafft eine vollständige Kostentransparenz und erleichtert Reportings und Analysen. Das hilft den Fachbereichen bei der Haushaltsplanung und erleichtert auf Sachgebietsebene die Terminplanung oder Qualitätskontrolle. Mit Funktionen für das operative Tagesgeschäft, können Mitarbeiter konkrete Dienstleistungen effizienter planen und ausführen. Die Amtsleitung erhält effektivere Steuerungsmechanismen und die Kommune
spart erhebliche Kosten – ganz überwiegend bei der Instandhaltung, aber auch beim Controlling, Daten- und Flächenmanagement bis hin zur Reinigung und Pflege von Außenanlagen.

Systematisierte IT als Erfolgsschlüssel

Um das volle Potenzial von CAFM auszuschöpfen, sollten Kommunen die Anwendungen umfassend für alle wesentlichen Bereiche des Gebäudemanagements implementieren. Für den Erfolg ist eine vollständige und aktuelle Datenbasis entscheidend. Dies sollte bereits im Rahmen von Bauprojekten berücksichtigt werden. Strukturiertes und transparentes Vorgehen
TÜV SÜD Advimo unterstützt Gemeinden bei jedem Arbeitsschritt mit einem strukturierten und transparenten Vorgehen – von der Projektinitiierung über das Erstellen des Lastenhefts und das Vergabeverfahren bis zur Implementierung und Nutzung.

Wichtige Phasen sind bereits zu Beginn die Aufnahme und Analyse der Ist-Prozesse, die Definition optimierter Soll-Prozesse und die Abstimmung auf das künftige Betreiberkonzept. Einmal richtig aufgesetzt lassen sich dann auch Methoden wie BIM leichter und erfolgsversprechend integrieren.

Matthias Mosig

 

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