Zukunftskongress Bayern: Digitalisierung der Verwaltungsprozesse vor Quantensprung

Auf Antrag Bayerns hat die Digitalministerkonferenz (DMK) Ende 2025 einstimmig beschlossen, das Prinzip Digital Only gesetzlich zu verankern. Der von Bayerns Digitalminister Dr. Fabian Mehring eingebrachte Vorstoß sieht vor, Verwaltungsleistungen künftig grundsätzlich digital zu beantragen – bei gleichzeitigem Angebot persönlicher Unterstützung vor Ort. Flankierend zu diesem Beschluss hat Mehring nun den „Weckruf für eine digitale Zeitenwende“ initiiert und im Rahmen des Zukunftskongresses Bayern des Behördenspiegels vorgestellt. Der Weckruf stößt auf breite Unterstützung aus Gesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft: Zehn Institutionen, Verbände, Unternehmen und Vertreter aus der Wissenschaft haben sich dem Weckruf angeschlossen.

Rückenwind kommt dabei aus allen Generationen. Eine aktuelle, repräsentative Bitkom-Untersuchung zeigt: Zwei Drittel (66 Prozent) der Menschen ab 65 Jahren wünschen sich, dass die Digitalisierung schneller vorangetrieben wird. Bereits 74 Prozent der über 65-Jährigen sind heute online, in der Altersgruppe der 70- bis 74-Jährigen sind es 85 Prozent. 81 Prozent der Seniorinnen und Senioren sehen die Digitalisierung inzwischen als Chance – 2020 waren es erst 64 Prozent. Auch Zukunftstechnologien sind in dieser Altersgruppe angekommen: Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der über 65-Jährigen hat bereits Anwendungen Künstlicher Intelligenz genutzt. Die Studie belegt damit eindrucksvoll: Der Wunsch nach einem modernen Digitalstaat ist keine Generationenfrage mehr.

Breite Bewegung

Mit der Unterstützung der Institutionen wächst der politische Impuls von Digitalminister Mehring zu einer breiten Bewegung für einen modernen, leistungsfähigen und zukunftsfesten Staat. Ziel ist es, den digitalen Verwaltungsweg bundesweit zum Regelfall zu machen und analoge Doppelstrukturen konsequent abzubauen – bei gleichzeitig gesicherter digitaler Teilhabe für alle. Erst im Dezember ergab eine repräsentative Bitkom-Studie, dass das Thema „Digitale Verwaltung“ für die Deutschen die mit Abstand wichtigste digitalpolitische Priorität ist. Wirtschaft und Gesellschaft im Land positionieren sich damit eindeutig und stärken dem Digitalminister den Rücken. Kurzum: Es muss ein digitaler Ruck durch Deutschland gehen, um aus der „analogen Spirale“ auszubrechen. Mehrings Mission: „Vorfahrt für das Digitale in der ganzen Republik!“

Laut Bertram Brossardt, Hauptgeschäftsführer der Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft, „erspart eine digitale Verwaltung Unternehmen und Bürgern nicht nur den Gang zum Amt, sondern ist vor allem ein massiver Wettbewerbsvorteil für unseren Standort. Eine Digital Only-Verwaltung reduziert Bürokratie und Zeitaufwand, sorgt für höhere Effizienz und geringere Kosten. Jetzt gilt es, die Voraussetzungen für Vereinfachungen und Beschleunigungen zu schaffen, wie durch eine zügige Registermodernisierung als Basis eines konsequenten ‚Once-Only‘-Prinzips.“

Für Manfred Gößl, Hauptgeschäftsführer des Bayerischen Industrie- und Handelskammertags, ist Digital Only die Turbotaste für eine schlanke und schnelle Verwaltung. „Die erfolgreiche Voll-Digitalisierung des Staates kann den Unternehmen nicht schnell genug gehen, denn sie haben viel mehr Behördenkontakte als Privatpersonen. Die Effizienzgewinne sind enorm: Wären unsere Behörden so digital wie in Dänemark, könnte die jährliche Wirtschaftsleistung in Deutschland laut ifo-Institut um rund 100 Milliarden Euro höher liegen – ein Wachstumsplus von zwei Prozent. Im Freistaat würde erstklassige Verwaltungsdigitalisierung rund 18 Milliarden Euro mehr Wirtschaftsleistung pro Jahr auslösen.“

Aus Sicht von Boris Hecker, Bitkom Landessprecher Bayern, stellt Digital Only einen zentralen Baustein einer modernen, leistungsfähigen Verwaltung dar. „Ein digitaler Staat entsteht nicht durch zusätzliche Online-Formulare, sondern durch konsequent Ende-zu-Ende digital gedachte Prozesse. Wird der digitale Weg zum Standard, lassen sich Effizienzpotenziale heben, Fachkräfte entlasten und die Verwaltung zukunftsfähig aufstellen. Entscheidend sind Nutzerfreundlichkeit, kontinuierliche Weiterentwicklung, Unterstützungsangebote vor Ort sowie ein Rechtsanspruch auf Digital Only und ein klarer Umsetzungsfahrplan.“

Nach Auffassung von Rolf von Hohenhau, Präsident des Bundes der Steuerzahler Bayern, ist Digital Only kein Selbstzweck, sondern eine Frage verantwortungsvollen Umgangs mit Steuergeld. „Der parallele Betrieb analoger und digitaler Verfahren kostet jedes Jahr Milliarden, bindet Personal und verhindert Effizienzgewinne. Wer einen leistungsfähigen Staat will, muss den digitalen Weg konsequent zum Regelfall machen.“

Für ein „Digital Only“ in der Verwaltung sprach sich auch AKDB Vorstandsmitglied Gudrun Aschenbrenner aus. Als positiv bezeichnete sie die Föderale Modernisierungsagenda des Bundes, diese beinhalte konkrete Einzelprojekte (etwa bezüglich der digitalen Identitäten) und große Infrastrukturpläne wie den Deutschland-Stack. Ein gutes Zeichen sei auch die Tatsache, dass die Modernisierungsagenda auch die öffentlichen IT-Dienstleister einbeziehe. Denn die repräsentierten die kommunale Ebene.

Aschenbrenner unterstrich die Wichtigkeit von Ende-zu-Ende digitalen Prozessen und dass es bereits viele Erfolgslösungen gebe, zum Beispiel den digitalen Antrag auf eAufenthaltstitel oder die digitale Kfz-Zulassung. Bei der Frage, wie die AKDB zum Thema Zentralisierung stehe, war die Antwort klar: Standardisierung sei der Weg. Das gelte für die Lösungen, die künftig den Deutschland-Stack bilden, aber auch für die Entwicklung von Software oder Infrastruktur-Plattformen. Ebenso wichtig: die kollegiale Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleistern.

Ebenfalls im Zentrum des Kongresses stand das Thema Künstliche Intelligenz. Um Kräfte zu bündeln und KI-Anwendungen schneller in die Arbeitsebene von Kommunalverwaltungen zu bringen, wird aktuell im Auftrag der IT-Genossenschaft govdigital an einer GenAI-Plattform gearbeitet. Die Plattform wird es ermöglichen, KI-Anwendungen datenschutzkonform, flexibel und wirtschaftlich in deutschen Rechenzentren zu entwickeln und zu betreiben – inhouse durch öffentliche IT-Dienstleister. Dabei stehen Sicherheit, Souveränität und Skalierbarkeit im Mittelpunkt.

Konkrete KI-Lösungen für das Bauwesen wurden im Fachforum I vorgestellt. Konkret ging es um das Teilprojekt „BauKI“, das im Landratsamt Augsburg im Rahmen der eingereichten Bewerbung als Modellregion Bürokratieabbau realisiert wird. Beteiligt ist auch der AKDB /RIWA /OTS /Prosoz-Verbund. Ziel des Projekts ist es, durch den Einsatz moderner KI-gestützter Assistenzsysteme die Bearbeitung von Bauanträgen effizienter, schneller und bürgerfreundlicher zu gestalten. Die KI hilft bei der Entscheidung, ob ein Bauvorhaben genehmigt werden soll, indem sie automatisch die Verfahrensart erkennt und kategorisiert, einer juristischen Prüfung unterzieht sowie die Nachvollziehbarkeit und die Vollständigkeit der eingereichten Dokumente prüft.

Visualisiert wird das Ganze dank der GIS-Software der AKDB-Tochter RIWA GmbH, deren Geschäftsführer Reinhard Kofler einen interaktiven 3D eBauPilot vorstellte. Das neue Produkt vereint die Verknüpfung von Bauantragsdaten, einer Geo-Anwendung mit integriertem KI-Assistenten, den Digitalen Zwilling für die öffentliche Verwaltung und auch die Visualisierung von Daten über ein BIM-Modell (Building Information Modeling).

Christian Davepon, Head of AI bei der AKDB, machte abschließend auf die großen Chancen aufmerksam, die ein breiter KI-Einsatz für Gesellschaft und Verwaltung bietet. Studien belegten, dass gerade die öffentliche Verwaltung von Bürgerinnen und Bürgern als eines der wichtigsten Einsatzfelder für KI gesehen wird. Gleichzeitig wachse jedoch die „KI Adoption Gap“, der Abstand zwischen technischem Fortschritt und tatsächlicher Einführung in Organisationen.

Besonders im föderalen System hemmten fragmentierte Strukturen und fehlende Skalierung eine schnelle Umsetzung. Kompetenz im Umgang mit KI gehe weit über das Kennen einzelner Funktionen hinaus, erklärte Davepon. Wie beim Erlernen einer Sprache sei tägliche Praxis entscheidend. Um die Vorteile, wie bis zu 40?Prozent Zeitersparnis durch vollautomatisierte Prozesse, nachhaltig zu nutzen, müssten Verwaltungsprozesse grundlegend neu gedacht und Veränderungsbereitschaft gefördert werden. Die klare Botschaft dabei lautete: Wer heute beginnt, kontinuierlich in KI-Kompetenz zu investieren, schafft die Basis für eine zukunftsfähige und bürgerorientierte Verwaltung.