Künstliche Intelligenz wird die Zukunft der Kommunalverwaltung mehr und mehr prägen: Auch im Rathaus macht KI sich breit

Sie werden inzwischen in nahezu jedem Lebensbereich in Anspruch genommen: KI-Anwendungen gelten als nicht mehr wegdenkbar. Viele erleichtern auch die Arbeit, sagt Gerhard Höfler, Verwaltungschef im Rathaus von Herzogenaurach. Eine Illusion sei es jedoch, zu glauben, dass künstliche Intelligenz Aufgaben im Rathaus absehbar selbstständig erledigen könnte: „KI ersetzt nicht das eigene Denken, die gelieferte Ergebnisse müssen immer hinterfragt werden.”

Nicht wenige Beschäftigte im Herzogenauracher Rathaus haben Interesse daran, KI einzusetzen. Tatsächlich ist der Einsatz allerdings noch stark begrenzt. „Und zwar aufgrund der von der KI gespeicherten Daten”, erläutert Gerhard Höfler. Sowie personenbezogene Daten im Spiel sind, darf KI nicht benutzt werden.

Geht es in einem Text zum Beispiel um das Grundstück einer konkreten Person auf Gemeindegebiet, werden entsprechende Schreiben in Herzogenaurach prinzipiell nicht KI-gestützt verfasst. Das wäre nur dann möglich, würde das KI-Tool der Verwaltung gehören. Unkritisch sind laut Gerhard Höfler Texte ohne personenbezogene Daten. „KI kann helfen, einen Text zu einer Straßensperrung oder eine Info für Anwohner im Baustellenbereich oder zur Verfügbarkeit städtischer Einrichtungen zu formulieren”, erläutert der Hauptamtsleiter.

Das große Problem bei KI-Anwendungen in der kommunalen Verwaltung besteht in der Tatsache, dass die Daten bei herkömmlichen Tools außer Haus und zwar in der Regel ins Ausland kommen. Das darf und soll nicht sein. Wie KI in Herzogenaurach vor diesem Hintergrund eingesetzt wird, soll in Kürze in einer Dienstanweisung geregelt werden. Die wird vorsehen, dass jeder Mitarbeiter um eine Freigabe bitten muss. Voraussetzung zum KI-Einsatz soll außerdem eine Online-Unterweisung über die Lernplattform „Digital.Campus Bayern“ sein.

Laut Gerhard Höfler zeigt sich immer wieder, dass die künstlich intelligente Maschine nur überschaubare Aufgaben lösen kann. Je komplexer ein Sachverhalt ist, umso wahrscheinlicher sei es, dass das gelieferte Ergebnis unbefriedigend, ungenau, wenn nicht sogar falsch ist. Kritisch zu sehen ist für ihn auch der Einsatz von Algorithmen bei der Bewerberauswahl. KI stützt sich auf Wahrscheinlichkeiten und generalisiert. Damit wird sie dem Menschen nicht gerecht. Wobei bei Bewerbungsverfahren natürlich auch nicht vergessen werden darf, dass der Mensch seinen Mitmenschen gegenüber oft Vorurteile hegt. Das wiederum tut KI nicht.

BayernKI

Der Freistaat fördert Künstlich Intelligenz in der Verwaltung durch das Pilotprojekt „BayernKI“. Dabei handelt es sich um einen Chatbot wie ChatGPT, der die tägliche Verwaltungsarbeit unterstützen soll. „Der wurde speziell für den Freistaat entwickelt und legt den Fokus auf den Einsatz im öffentlichen Dienst sowie auf Datenschutz und Datensicherheit“, erklärt Ambergs Pressesprecher Simon Hauck. Amberg gehört zu den rund 50 Pilotkommunen, die BayernKI testen. Eingeschränkt verwendet die Stadtverwaltung aber auch ChatGPT und Gemini.

Das Landratsamt Starnberg nutzt ebenfalls die Gelegenheit, sich am Pilotprojekt „BayernKI“ zu beteiligen. „Wir sammelten bislang positive Erfahrungen”, so Pressesprecher Stefan Diebl. Die generierten Auskünfte und Arbeitsergebnisse seien für die internen Aufgaben und Prozesse in der Regel zutreffend, präzise und hilfreich: „Dennoch sind wir uns bewusst, dass KI-Systeme die menschliche Einschätzung nicht ersetzen können.” Alle generierten Inhalte würden von fachkundigen Mitarbeitern geprüft, bevor sie in Entscheidungsprozesse übernommen werden. Die Verantwortung und Kontrollfunktion bleibe also beim Menschen.

Auch in Amberg besteht grundsätzlich die Verpflichtung, die von der KI gelieferten Inhalte vor einer Nutzung eigenständig zu prüfen und zu bewerten. „Nach bisherigen Erfahrungen dient KI vor allem als Formulierungs- und Rechtschreibhilfe“, erläutert Simon Hauck. Eine jahrelange fachliche Ausbildung und Verwaltungspraxis könne KI zum derzeitigen Entwicklungsstand nicht ersetzen. Nur unterstützend sei sie hilfreich. „Für rechtlich verbindliche oder komplexe Entscheidungen bleibt die menschliche Expertise unerlässlich“, betont der Pressesprecher.

Mit SAM zum Ausweis

Der Amberger Chatbot „SAM“, der Surfer auf der Homepage begrüßt, verdeutlich, wie viele Bürger inzwischen eine Affinität zu Künstlicher Intelligenz haben. „SAM“ ist seit April 2024 im Einsatz. Bislang kommunizierten 20.175 Bürger mit ihm. Insgesamt wurden 37.650 Nachrichten verschickt.

„SAM“ wird besonders gern dazu genutzt, Fragen rund um Ausweisdokumente, den Führerschein, das Meldewesen, Ausländerangelegenheiten und KFZ-Zulassung zu stellen. Zuletzt verbesserte Amberg darin die Suchergebnisse zum Thema „Blackout“ und verwies über „SAM“ auf einen entsprechenden städtischen Flyer. Auch andernorts können Bürger Chatbots nutzen oder werden sie in Kürze nutzen können. In Weiden zum Beispiel wird gerade „SALIX“ getestet. In der Weidener Stadtverwaltung kommt KI zum Einsatz, um Grußworte und Reden zu entwerfen, Social-Media-Posts zu gestalten und Texte in Leichte Sprache zu übersetzen.

Auch im Landratsamt Nürnberger Land hilft KI bei der Produktion vom Standarddokumenten. „Wir haben uns entschieden, den Einsatz von KI zu erlauben und KI-Modelle, vor allem die BayernKI, aber auch Perplexity, ChatGPT, Copilot und Gemini in unseren Arbeitsalltag zu integrieren“, so Pressesprecher Rolf List. Seit Dezember 2024 regelt eine Dienstanweisung unter anderem, dass Verschlusssachen oder interne Dokumente nicht mithilfe künstlicher Intelligenz eingegeben werden dürfen. Wer KI nutzt, ist verpflichtet, die Informationen auf Richtigkeit zu überprüfen.

Globale Abhängigkeiten

Dass es inzwischen in vielen bayerischen Kommunen Regelungen gibt oder bald geben wird, nach denen alle Mitarbeiter, die KI nutzen möchten, geschult sein müssen, wird von Informatiker Harald Wehnes begrüßt. Der Professor an der Universität Würzburg kämpft für digitale Souveränität. Die wird nach seiner Überzeugung angesichts globaler Abhängigkeiten von großen Technologieanbietern immer wichtiger. Mitarbeiter kommunaler Verwaltungen, die KI einsetzen, sollten sich dessen bewusst sein.

Harald Wehnes weiß, wie arbeitsaufwändig Vorgänge in Rathäusern und Landratsämtern sind. „KI kann entlasten, angefangen von effizienteren Verwaltungsprozessen bis hin zu intelligenten kommunalen Dienstleistungen“, sagt er. Allerdings dürften die Risiken nicht außer Acht gelassen werden. Von der Nutzung kostenloser Chatbots wie ChatGPT oder Microsoft Copilot für Bürgerdaten rät der Informatikprofessor grundsätzlich ab: „Die Daten landen oft in den USA und können missbraucht werden.“ Man müsse sich zudem dessen bewusst sein, dass KI mitunter Fakten erfindet: „Das kann zu falschen Bescheiden, Auskünften oder Entscheidungsgrundlagen führen.”

Kommunen ist durchaus bewusst, dass KI-Ergebnisse auf logische Richtigkeit und Schlüssigkeit überprüft werden müssen. Gerade vortrainierte Modelle bergen Risiken wie Fehlinhalte und Verzerrungen, bestätigt Marion Borowski vom Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme (IAIS). Laut der Co-Autorin des Whitepapers „Mit KI von Daten zu Taten in Ihrer Kommune – Der Weg von der Theorie zur Praxis“ ist es vielerorts schwierig eine KI-taugliche Infrastruktur mit sicheren Datenräumen und Schnittstellen zu Fachverfahren aufzubauen. Nicht selten scheitere dies an nicht ausreichenden Budgets und zu wenig Fachpersonal.

Bei der Thematik „KI“ ist zudem der inzwischen oft als übermäßig empfundene Einfluss der EU zu spüren. „Der EU AI Act bringt neue, nicht leicht überschaubare und teils kostenintensive Anforderungen mit sich“, berichtet Marion Borowski. Dazu gehörten verpflichtende Schulungen, Dokumentation, Risikobewertungen und Prüfbarkeit, die in den laufenden Betrieb integriert werden müssen. Auch Nachhaltigkeit spiele beim Thema „KI“ eine Rolle: „Energie- und Ressourceneffizienz gehören in jede KI-Architektur.“

Digitale Halluzinationen

Ein künstlich intelligentes Programm kann viel Zeit sparen, indem es bei Formulierungen hilft oder Recherchen unterstützt, bestätigt Bernd Zipser, der das Amt für Digitales der Stadt Ansbach leitet. Jeder Beschäftigte im Ansbacher Rathaus, der KI nutzt, müsse jedoch darum wissen, dass es zu „Digitalen Halluzinationen“ und zur sogenannten „Fata Morgana“ kommen kann. Und er muss kompetent genug sein, dies sofort zu erkennen. Um Schnittstellenprobleme zu minimieren, wünscht sich Bernd Zipser KI-Modelle von Software-Herstellern, die sich auf kommunale Fachverfahren spezialisiert haben. Zu befürchten stehe jedoch, dass dafür viel Geld verlangt wird.

Auch in Ansbach hat Sicherheit prinzipiell Vorrang vor technischem Raffinement. Bald wird es hier ein KI-System für den analogen Posteingang geben. Allerdings ohne Cloud-Verbindung: „Die KI soll prüfen, wer der Adressat ist und an welches Sachgebiet sich die Post richtet.“ Nachgedacht wird weiter über eine KI-Anwendung zur Verifizierung von Formularen: „Dadurch kann zum Beispiel der Inhalt von per Foto hochgeladenen Abrechnungsbelegen geprüft werden.“ Installiert sind diese Anwendungen auf lokalen Servern. Ansbach hat also die Hoheit über die Daten. Allein die Stadt kann zum Beispiel entscheiden, wann sie gelöscht werden.

Spannend bleibt für Bernd Zipser die Frage, ob es durch KI tatsächlich zu einer Reduktion des Arbeitsaufwands kommen wird. Rein theoretisch müsste alles längerfristig auf eine Entlastung in der Sachbearbeitung hinauslaufen. Das wäre auch wünschenswert, da es aufgrund des demographischen Wandels immer schwieriger wird, Personal zu gewinnen. Allerdings war diese Hoffnung schon bei der Digitalisierung groß gewesen. Hier kam es letztlich nicht zu Entlastungen: „Was am Gesetzgeber liegt.“ Zeiteinsparungen durch neue Technologien wurden bisher immer rasch aufgefressen durch neue Verordnungen und eine weiterhin überbordende Bürokratie.

40 Prozent Zeitersparnis

Durch KI können Vorgänge deutlich schneller erledigt werden, erfährt man auch in der Stadt Gersthofen. Dort wird künstliche Intelligenz seit dem vergangenen Jahr im Bauamt genutzt. 20.885 Unterlagen wurden schon digitalisiert, berichtet Pressesprecherin Wera von Witzleben: „Dadurch wird im Aktenarchiv eine Arbeitszeiteinsparung von rund 40 Prozent erreicht.” Da die Unterlagen so gescannt wurden, dass sie lesbar und durchsuchbar sind, soll in Zukunft auch eine Auslese über KI erfolgen, um Abweichungen von Bebauungsplänen herauszufiltern. Die Stadt erwartet eine weitere Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung von Bauanträgen von bis zu 15 Prozent.

Welche Arbeiten könnten dank KI in Zukunft überflüssig werden? Welche Prozesse sind effizienter gestaltbar? Wo kann KI helfen, den Bürgerservice zu verbessern? Solche Fragen werden in Gersthofen seit 2024 in einer KI-Arbeitsgruppe mit Mitarbeitern aus verschiedensten Fachbereichen erörtert. „Ziel war und ist es, KI-Anwendungen für die Verwaltung zu identifizieren, zu testen und in den Arbeitsalltag zu integrieren”, so Wera von Witzleben. Zudem wurden interne Richtlinien für die Nutzung von KI entworfen, die auch bereits umgesetzt sind. Mitarbeiter, die KI nutzen wollen, werden geschult, wie sie dies datenschutzkonform tun können.

Nicht immer liegt KI hundertprozentig richtig, doch schwerwiegend sind die Fehler anscheinend eher selten. „Grundsätzlich machen wir gute Erfahrungen mit KI gestützten Auskünften, allerdings prüfen wir die Ergebnisse noch regelmäßig nach“, so Wera von Witzleben. Die Qualität sei für viele Anwendungsfälle bereits hilfreich: „Aber nicht in jedem Fall vollständig oder fehlerfrei, deshalb setzen wir KI im Moment vor allem unterstützend ein.“ Sehr positive Erfahrungen macht die Stadt seit September 2025 mit ihrem Bürger-Chatbot „Gersti“. Der kann per Text- oder Spracheingabe genutzt werden und unterstützt mehr als 100 Sprachen.