Aktuelle Fragen aus der Prüfungs- und Beratungstätigkeit bilden den Schwerpunkt des Geschäftsberichts 2016 des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands. Organisationsmodelle und Musterstellenpläne für kreisangehörige Kommunen stehen dabei ebenso auf der Agenda wie Empfang und Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge.

Mit der Frage, wann Rückforderungsansprüche des Auftraggebers wegen Überzahlung des Bauunternehmers verjähren, beschäftigt sich Markus Lindner. Seinen Angaben zufolge beginnt die 2002 eingeführte kurze Verjährungsfrist von drei Jahren für Rückforderungsansprüche des Auftraggebers nur zu laufen, wenn positive Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis vorliegt. Fahrlässige Unkenntnis – als häufigster Praxisfall – reicht nicht aus. Die durch die obergerichtliche Rechtsprechung teilweise vorschnell vorgenommene Bejahung grob fahrlässiger Unkenntnis ist zu korrigieren, da hiermit die hohen Anforderungen der höchstrichterlichen Rechtsprechung nicht beachtet werden.

Unterlagen sorgsam prüfen

Grob fahrlässige Unkenntnis liegt in der Regel vor, wenn der Auftraggeber das Leistungsverzeichnis, die Aufmaße und die Schlussrechnung kennt und aus diesen eine vertragswidrige Abrechnung und Massenermittlung ohne weiteres ersichtlich sind. Besonderheiten und Umstände des Einzelfalls sind zu beachten. Grob fahrlässige Unkenntnis liegt auch vor, wenn der Auftraggeber die Schlussrechnung „ins Blaue hinein“, also ohne dass begründende Unterlagen vorliegen, prüft und anweist.

Organisationsmodelle ...

In ihrem Beitrag zu den Organisationsmodellen und Musterstellenplänen für kreisangehörige Kommunen empfehlen Martin Götz und Martin Hofmann bei einer Einwohnergröße von ca. 5.000 Einwohnern eine zweigliedrige Verwaltung. Unterhalb des Ersten Bürgermeisters sollte ein Fachbereich 1 Zentrales und Bürgerdienstleistungen mit ca. 5,5 (Plan-)Stellen und ein Fachbereich 2 Finanzen, Planen und Bauen mit ebenfalls ca. 5,5 (Plan-) Stellen gebildet werden. Eine weitere Untergliederung ist nicht notwendig.

... und Orientierungswerte

Bei Kommunen mit ca. 10.000 Einwohnern empfehlen die Autoren eine dreigliedrige Verwaltung unterhalb des Ersten Bürgermeisters und schlagen die Bildung eines Fachbereichs 1 Zentrales und Bürgerdienstleistungen mit ca. 9,6 (Plan-)Stellen, eines Fachbereichs 2 Finanzen mit ca. 5,0 (Plan-)Stellen und eines Fachbereichs 3 Planen und Bauen mit ca. 5,8 (Plan-)Stellen vor. Der Fachbereich 1 Zentrales und Bürgerdienstleistungen sollte weiter in ein Sachgebiet 10 Zentrales mit ca. 4,9 (Plan-)Stellen und ein Sachgebiet 11 Bürgerdienstleistungen/Bürgerbüro mit ca. 4,7 (Plan-)Stellen untergliedert werden.

Der in den Modellen für die Stellenbildung (interne Arbeitsverteilung) zugrunde gelegte Stellenbedarf kann als Orientierungswert herangezogen, sollte allerdings auf die örtlichen Verhältnisse angepasst werden. Bei signifikanten Abweichungen wird empfohlen, den Stellenbedarf konkret zu überprüfen.

In seinen Hinweisen zur Auftragswertschätzung bei Architekten- und Ingenieurleistungen empfiehlt Peter Hofmann, vor der Vergabe von Planungsleistungen das voraussichtliche Honorar gewissenhaft und sachgerecht abzuschätzen, um zu prüfen, ob die EU-Schwellenwerte erreicht bzw. überschritten werden. Die Auftragswertschätzung ist in der Vergabeakte zu dokumentieren. Bei der Überprüfung, ob der Schwellenwert erreicht wird oder nicht, sind nur „gleichartige“ Leistungen zusammenzurechnen.

Bei den Leistungen für die ‚Objektplanung Gebäude‘ und die ‚Objektplanung Innenräume‘ handelt es sich nicht um gleichartige Leistungen, da ihnen unterschiedliche Ausbildungsrichtungen zugrunde liegen und die Leistungen von unterschiedlichen Bieterkreisen angeboten werden.

Im Leistungsbild Technische Ausrüstung ist zwischen den Anlagen, die vom Versorgungstechniker (Maschinentechniker), Elektrotechniker, Küchentechniker und Medizintechniker geplant werden, zu unterscheiden. Was den Empfang und die Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge anbelangt, sind laut Hugo Dobler und Herbert Gruschka nur die von Zahlungsdienstleistern erstellten Elektronischen Kontoauszüge im PDF- oder TIFFormat rechtlich verbindlich.

Bei den von Zahlungsdienstleistern bereitgestellten und mit dem Online-Banking-Verfahren abgerufenen Kontoumsätzen und -salden eines bestimmten Zeitraums handelt es sich dagegen um keine rechtsverbindlichen Kontoinformationen.

Haushaltsrechtliche Anforderungen an elektronische Dokumente

Kommunen, die derzeit noch nicht die haushaltsrechtlichen Anforderungen für einen ordnungsmäßigen Empfang und die ordnungsmäßige Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen gewährleisten können, sollten sich ihre Kontoauszüge nach wie vor in Papierform vom Zahlungsdienstleister zustellen lassen oder die Kontoauszüge an den Kontoauszugsdruckern selbst erstellen.

Angesichts der stark zunehmenden elektronischen Kommunikation der Bürger und Unternehmen mit den Behörden sowie der zunehmenden Anzahl an verwaltungsinternen elektronischen Geschäftsprozessen ist Dobler und Gruschka zufolge der Zugang von elektronischen Dokumenten neu zu bewerten, um auch bei diesen Kommunikationsformen einen geordneten Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

Der Empfang elektronischer Kontoauszüge sollte in ein Gesamtkonzept zum Empfang elektronischer Rechnungen eingebunden sein. „Wir haben erhebliche Bedenken hinsichtlich der inzwischen weit verbreiteten Praxis, elektronische Rechnungen und andere elektronische Dokumente in persönlichen E-Mail-Postfächern der Sachbearbeiter zu empfangen“, so die Verfasser des Berichts.

Gefahr von Medienbrüchen

Zudem würden hierbei oftmals auch noch Medienbrüche vorgenommen (Ausdruck der empfangenen elektronischen Belege und deren Verarbeitung in herkömmlichen, papiergebundenen Workflows; das elektronische Original bleibt im E-Mail-Postfach oder wird gegebenenfalls sogar gelöscht), die in der Vergangenheit schon zu dolosen Handlungen geführt haben.

Bei diesen Kommunikationskanälen und -formen seien geordnete und sichere Geschäftsprozesse sowie die Einhaltung von Zahlungs- oder Skontofristen oftmals nicht gewährleistet.

Unter Umständen ist es zudem gar nicht so einfach, die Integrität und Authentizität der empfangenen elektronischen Dokumente bis zur Speicherung in einem geeigneten DMS oder Archivsystem mit WORM-Speichermedien sicherzustellen. Hinzu kommen in der täglichen Praxis die typischen Probleme elektronischer Kommunikationsformen, wie z. B. der Eingang von E-Mails mit Fake- oder Malware-Rechnungen.

Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Angesichts der organisatorischen und technischen Herausforderungen, die bei verschiedenen Kommunikationskanälen und -formen zwangsläufig auftreten, wird empfohlen, die im „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ publizierten Best PracticeBeispiele (Elektronischer Rechnungseingang beim Technischen Hilfswerk, beim Bundesverwaltungsamt und bei der Hansestadt Herford) zu berücksichtigen. Diese Beispiele stellen aus Sicht von Dobler und Gruschka „ganzheitliche Lösungsansätze, über die es sich zumindest nachzudenken lohnt“, dar.

DK