► Automatisierte IT und Luftfilter:

Beschaffung für öffentliche Auftraggeber

Das Münchner Startup GovRadar vereinfacht mit automatisierten und vergaberechtskonformen Leistungsbeschreibungen die kommunale Beschaffung

Beschaffung von Schul-IT dauert schon mal mehr als 12 Monate: Beginnend mit dem Fördermittelabruf, über die Konzepterstellung, bis hin zur eigentlichen Beschaffung im engeren Sinn – die Prozesse sind langwierig. Das Gleiche gilt für mobile Luftfilter – die jetzt mehr denn je in den Klassenräumen gebraucht werden. Doch die Ressourcen auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber sind begrenzt.

Es geht aber auch schneller, wie der Landkreis Bayreuth jetzt beweist. Gemeinsam mit GovRadar, einem jungen Münchner Unternehmen, automatisierte man kleinvolumige Beschaffungen: Nachdem eine Schulleitung ihren Bedarf für 69 Microsoft Surface Tablets geäußert hat, wurde ein Leistungsverzeichnis erstellt. Automatisch und produktneutral, mit Bandbreiten zu den Spezifikationen, auf Basis des angegebenen Referenzmodells. Denn ein konkretes Modell auszuschreiben widerspricht den Grundsätzen des Vergaberechts. Sobald das Ausschreibungsformular samt Leistungsverzeichnis freigegeben ist, werden über die Plattform Angebote eingeholt und zum Ende der Angebotsfrist dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Auswahl und Bezuschlagung erfolgt durch den Auftraggeber.

Die Abteilung Schulen der Kreiskämmerei ist angetan von der bislang sehr guten Zusammenarbeit. Bei den ohnehin zahlreichen Beschaffungsanfragen können die Mitarbeiter so zumindest teilweise entlastet werden. GovRadar ist eine Markterkundungsplattform, auf der Anbieter und öffentliche Auftraggeber zusammenfinden.

„Wir wollen geringvolumige Beschaffungen vergaberechtskonform automatisieren – dafür steht unser Ansatz UVgO-Shopping“, erklärt Sascha Soyk, Gründer und Geschäftsführer von GovRadar.

„Kommunen müssen ihre begrenzten personellen Ressourcen auf komplexe Beschaffungen konzentrieren, wie beispielsweise WLAN-Infrastruktur in Schulen oder größere Rahmenverträge. Alles, was wir als Privatpersonen einfach im Internet bestellen können, muss auch für öffentliche Auftraggeber effizient und beschleunigt ablaufen.“

Beschaffung selbst durchführen

Dabei sei es wichtig, den Auftraggebern Tools an die Hand zu geben, mit denen sie ihre Beschaffung selbst durchführen können. Die Beauftragung externer (IT-) Dienstleister sei immer teuer und die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen gehe so bereits zu Lasten des Gesamtbudgets. Mit der Folge, dass am Ende z.B. weniger Endgeräte beschafft werden könnten.

Als Sascha Soyk im Frühjahr 2020, zwei Wochen vor dem ersten Lockdown, in München sein Startup gegründet hat, war völlig unklar, was das kommende Jahr für GovRadar bringen würde. „Wir sitzen eigentlich seit Gründung durchgehend im Homeoffice, aber unserer Entwicklung hat das keinen Abbruch getan.“ Vielmehr betont er, wie sehr die Corona-Situation den Druck zur Digitalisierung noch erhöht habe, insbesondere bei Behörden.

Nach seinem BWL-Studium an der Universität Mannheim hat der aktive Reserveoffizier Stationen in der Strategieberatung bei Roland Berger, im Aufbaustab des Cyber Innovation Hub der Bundeswehr sowie beim amerikanischen Softwarekonzern Palantir hinter sich. Er kenne somit beide Seiten der von GovRadar entwickelten Plattform: Die Herausforderung innovativer Technologieunternehmen, die ihre Lösung in deutsche Behörden tragen wollten. Und die rechtlichen Normen und prozessualen Vorgaben, die einen hohen Aufwand für die Auftraggeber bedeuteten. Aktuelles Hauptaugenmerk von GovRadar ist die IT-Beschaffung für Schulen bzw. für Sachaufwandsträger, seit Neustem eben auch mobile Luftfilter.

„Viel zu oft hören wir von den Beschaffern, dass im Falle des Digitalpakt Schule zwar Gelder zur Verfügung stehen, die eigentliche Beschaffungsarbeit sich deshalb aber nicht von allein mache“, analysiert Soyk die gegenwärtige Situation.

„Kommunen müssen eben vergaberechtskonform ausschreiben und können nicht einfach im Internet shoppen gehen, auch wenn manch Außenstehender das vielleicht annimmt.“

GovRadar hat seine Lösung zur automatisierten Leistungsbeschreibung bereits in ersten Kommunen in Bayern und Baden-Württemberg im Einsatz. Die Software wird so entwickelt, dass sie zu den Prozessen der einzelnen kommunalen Auftraggeber passt.

„Wenn wir als Startup antreten, müssen wir nachweisen, dass wir agil arbeiten und das Feedback unserer Nutzer frühzeitig aufgreifen und einfließen lassen. Sonst sind wir ja nicht besser als jede Software-Lösung, die über zwei Jahre in alter Wasserfallplanung entwickelt wurde.“

Informationen zu GovRadar unter: www.govradar.net

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