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Fahrplan für die e-Vergabe

In den nächsten Jahren macht die EU-Kommission in Brüssel die e-Vergabe für Kommunen und öffentliche Auftraggeber zur Pflicht. § 97 Absatz 5 des Entwurfs des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vom 8. Juli 2015 und § 9 Absatz 1 des Entwurfs der Vergabeverordnung vom 9. November 2015 (VgV-E), setzen Artikel 22 der EU-Richtlinie 2014/24/EU (VRL) über die öffentliche Auftragsvergabe um. Sie schreiben explizit vor, dass öffentliche Auftraggeber und Unternehmen gleichermaßen gehalten sind, künftig grundsätzlich „Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung beim Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren zu nutzen.“

Mit der Richtlinie zur Einführung der e-Vergabe wird die aktuell bestehende Wahlfreiheit bei der Verwendung elektronischer Mittel Geschichte. Die Vorteile einer umfassenden e-Vergabe bestehen nicht nur in einem geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand sowie Kosteneinsparung – elektronische Vergabeverfahren führen überdies zu einer Zunahme der Rechtssicherheit und helfen, Korruption zu vermeiden. Ferner führt die e-Vergabe zu mehr Wettbewerb.

Sowohl die GWB-Neuregelung des deutschen Vergaberechts als auch die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge stellen in ihren neuesten Entwürfen klar, dass auch das Speichern von Daten elektronisch erfolgen muss. Damit wird eine digitale Vergabeakte für die Kommunen künftig Pflicht. Laut VgV-E müssen künftig Unternehmen ihre Angebote in Textform – und zwar geregelt nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) – mithilfe elektronischer Mittel abgeben. Das BGB gibt dort folgendes vor: Ist qua Gesetz Textform vorgeschrieben, muss eine „lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben“ werden. Trotz der Einhaltung der elektronischen Kommunikation ist dabei nicht unbedingt eine Unterschrift, sondern nur die Textform erforderlich. Umgekehrt müssen jedoch die Vorgaben des § 10 Absatz 1 VgV-E eingehalten werden. Nach dem dort geregelten Sicherheitsniveau dürfen nur Berechtigte Zugriff auf die empfangenen Daten haben.

Zugang zu Vergabeunterlagen

Seit 18. April 2016 müssen Kommunen bei europaweiten Verfahren den Unternehmen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig sowie direkt Zugang zu den Vergabeunterlagen über elektronische Kommunikationsmittel ermöglichen. Seither ist es auch Pflicht, eine elektronische Bekanntmachung EU-weit vorzunehmen. Eine Registrierungspflicht für die Kommunikation über Vergabeportale ist weiterhin zulässig, unzulässig ist aber, wenn Unternehmen sich registrieren müssen, damit sie Einsicht in die Unterlagen erhalten oder die Vergabeunterlagen herunterladen können. Verboten sind außerdem Plattformen, deren Nutzung für die Bieter in jedem Fall kostenpflichtig ist.

Ab 18. Oktober 2018 wird für EU-weite Verfahren schließlich die vollständige elektronische Kommunikation für alle Vergabestellen und damit für jede Kommune bindend werden. Es wird nur mehr wenige Ausnahmen von der Regel geben, in denen Kommunen nicht verpflichtet sind, elektronische Kommunikationen durchzuführen. Eine Regelabweichung wäre etwa bei der Vergabe von Architekturleistungen die Einreichung von physischen oder maßstabsgetreuen Modellen, die nicht elektronisch übermittelt werden können (§ 53 Absatz 2 VgV-E).

Die für digitale Vergaben nötige Hard- und Software für Kommunen und Unternehmen ist entweder bereits vorhanden oder leicht anzuschaffen: ein Rechner mit Internet-Zugang und Monitor sowie eine Ausschreibungssoftware. Wichtig für Kommunen ist aber, den richtigen Anbieter für die e-Vergabe zu finden. Kommunen sollten Lösungen bevorzugen, die mit verschiedenen Systemen und Techniken zusammenarbeiten können. Darüber hinaus sollten die Vergabestellen hinreichend prüfen, ob der von Ihnen ins Auge gefasste Anbieter vergaberechtskonform arbeitet.

Quelle: aumass eVergabe, 16.05.2018. Weitere Informationen in der Beilage oder unter www.aumass.de