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(GZ-18-2017)
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► Neue Handreichung des Deutschen Landkreistags:

 
Einführung der E-Akte in der Kreisverwaltung
 

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat der Deutsche Landkreistag eine Handreichung zur Einführung der E-Akte veröffentlicht. Die Broschüre gibt konkrete Hinweise für die Kreisverwaltungen. Der inhaltliche Schwerpunkt liegt bei der Planung, Einrichtung und Umsetzung entsprechender Dokumentenmanagementsysteme und elektronischer Akten. Dabei werden gute Praxiserfahrungen aufgegriffen und sinnvolle Hinweise von Praktikern für Praktiker gegeben. 

Laut Publikation ist bei der Beschaffung von IT-Leistungen (Hard- und Softwarelieferungen sowie Beratungs- und Implementierungsleistungen) das Vergaberecht zu beachten. Dieses eröffnet verschiedene Möglichkeiten, sich einen Überblick über den Markt der IT-Dienstleistungen zu verschaffen. So bietet sich z. B. die Durchführung eines Bieterwettbewerbs an.

Die bisherigen Erfahrungen in den Kreisverwaltungen hätten gezeigt, dass - gegebenenfalls auch europaweite – Ausschreibungen eine Vielzahl von Angeboten generieren. Somit treffe die Kreisverwaltung hier auf einen diversifizierten Markt, der den Landkreisen finanzielle und inhaltliche Verhandlungsspielräume eröffnet.

Die Auswahl des jeweiligen DMS stelle eine weitreichende Entscheidung dar, die das behördliche Arbeiten über Jahrzehnte hin determiniert und nicht ohne weiteres rückgängig gemacht oder ver- ändert werden kann. Die Kreisverwaltung müsse daher im Vorfeld der Ausschreibung ein besonderes Augenmerk auf die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses legen. Bei der Ausschreibung des DMS sollte u. a. darauf geachtet werden, dass dieses Schnittstellen zu den einzelnen Fachverfahren ermöglicht. Auch fortlaufende Serviceleistungen sollten in dem Dienstleistungsauftrag mit enthalten sein.

„Kommunale Erfahrungen haben gezeigt, dass nicht nur bei der Beschaffung der IT-Dienstleistungen, sondern auch bei der Beschaffung von Hardware (Monitore, Scanner, Server) und bei der Ausschreibung eines externen Scan-Dienstleisters recht schnell hohe Auftragswerte erreicht werden, die im Einzelfall zu einer europaweiten Ausschreibung zwingen können“, heißt es weiter. Als in der Praxis sinnvoll habe sich erwiesen, zunächst einen Gesamtauftrag zu vergeben, der die hausweite Einführung eines DMS einschließlich der Schnittstellen zu den Fachverfahren sowie ggf. Zusatzleistungen wie die Einrichtung eines Behördenportals umfasst. Dieser könne dann stufen- bzw. abschnittsweise genutzt werden.

Die Erfahrungen in den Kreisverwaltungen zeigten den Nutzen einer frühzeitigen Einbeziehung (inter-)kommunalen Sachverstandes in die eigenen Reformüberlegungen. Eine Information über funktionierende DMS-Systeme in den Nachbarverwaltungen diene nicht nur der eigenen Entscheidungsfindung, sondern könne zugleich zu einer größeren kreisinternen Akzeptanz der anstehenden Veränderungen beitragen. Weiterhin seien die Möglichkeiten einer kreiskommunalen Kooperation in jedem Einzelfall auszuloten.

Besonderes Augenmerk verdient naturgemäß die Auswahl der Software. Diese müsse zur Verwaltung von Dokumenten und Akten geeignet sein. Systeme, die in diesem Bereich gebräuchlich sind, böten oft Funktionalitäten über das Akten- und Dokumentenmanagement hinaus, z. B. zur Unterstützung der digitalen Sachbearbeitung und Kommunikation. Ein geeignetes System müsse ITKomponenten für die Bereiche Dokumentenmanagement, digitale Aktenführung, digitaler Geschäftsgang und Suchmechanismen bereitstellen.

Erfahrungen aus den Kreisverwaltungen hätten gezeigt, dass sich die Mitarbeiterakzeptanz deutlich erhöht, wenn die Sachbearbeiter in die Organisation der elektronischen Aktenführung eingebunden werden und Gelegenheit gegeben wird, funktionierende DMS-Systeme in Nachbarkreisen vor Ort zu erleben.

Entgegen häufiger Empfehlungen biete sich eine parallele Aktenführung in papierener und elektronischer Form für die Pilotphase nicht an. „Der elektronische Geschäftsgang unterscheidet sich so weitgehend von der ursprünglichen analogen Form, dass ein Parallelbetrieb mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist.“

DK

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