Daniela Duda. RED

Öffentlichen Stellen ist ein großes und teils hoch komplexes Aufgabengebiet zugedacht. Und damit auch ein umfangreiches datenschutzrechtliches Regelwerk. Hier stehen spürbare Änderungen an. Durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ändern sich auch weite Teile der für Behörden und Kommunen geltenden Datenschutzgesetzgebung. Mit Stichtag 25.05.2018 muss den neuen Regelungen Rechnung getragen werden, ohne Schon- oder Übergangsfrist.

In weiten Teilen der Bevölkerung nimmt das Interesse am Umgang mit eigenen Daten zu. Dem trägt auch die DS-GVO Rechnung und räumt Bürgerinnen und Bürgern wie auch Mitarbeitern umfassende Rechte z.B. zur Auskunft über sie vorgehaltene Daten und deren Weitergabe ein. Auch, um der Vorbildfunktion der öffentlichen Hand in Sachen Grundrechteschutz nachkommen zu können empfiehlt es sich daher, auf die anstehenden Änderungen vorbereitet zu sein.

Die zunehmende Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und die Auslagerung von IT-Verfahren an externe Dienstleister geht mit Chancen und Risiken im Bereich Datenschutz für die öffentlichen Auftraggeber einher. So lässt sich für eigene Fachbereiche bequem Professionalisierung „einkaufen“, die mit vorhandenem Personal unmöglich gestemmt werden könnte. Wenngleich sich so das Niveau der Datensicherheit recht einfach anheben lässt, bleibt das Thema Datenschutz in der Praxis doch oftmals auf der Strecke, gibt Daniela Duda, Geschäftsführerin der rehm Datenschutz GmbH und Leiterin des Facherfahrungskreises Bayern für die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. zu bedenken.

Rechtskonforme Vereinbarungen treffen

Sofern Dienstleistungen bspw. an Anstalten des öffentlichen Rechts vergeben werden, ist ein Nachweis der datenschutzkonformen Verarbeitung noch recht einfach zu erbringen. Unter gewissen Voraussetzungen können selbst außereuropäische Unternehmen in die öffentliche Datenverarbeitung einbezogen werden. In jedem Fall müssen für die konkrete Zusammenarbeit mit einem personenbezogene Daten verarbeitenden Dienstleister unbedingt im Vorfeld rechtskonforme Vereinbarungen getroffen werden, die Mindeststandards garantieren und der auftraggebenden Kommune umfangreiche Rechte einräumen.

Duda betrachtet mit zunehmender Sorge den Druck bei der Wahrnehmung der umfassenden Aufgaben durch die behördlichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) in den Kommunen vor Ort, oftmals mangelt es an entsprechen den zeitlichen und fachlichen Ressourcen, die für einen vernünftigen Umgang der damit einhergehenden Verantwortung nötig wären. Neben dem Aufbau inhaltlicher DS-GVO-Expertise und der Gewährleistung regelmäßiger Überprüfungen der Datensicherheitsmaßnahmen wird der oder die für den Datenschutz als zuständig Deklarierte auch zunehmende Nachweis- und Rechenschaftspflichten zu erfüllen haben – oftmals neben den eigentlichen Verwaltungstätigkeiten ihrer oder seiner eigentlichen Stelle.

Mit Einführung der DS-GVO wird auch die öffentliche Hand externe Datenschutzbeauftragte (eDSB) bestellen können, was bisher im Rahmen des Bayerischen Landesdatenschutzgesetzes noch nicht zulässig war. So kann das Arbeitszeitdeputat der eigenen Mitarbeiter geschont und die Fachkompetenz des Datenschutzbeauftragten sowie eine korrekte Erfüllung der gesetzlichen Pflicht sichergestellt werden. Das ist natürlich unter keinen Umständen als Freifahrtschein oder als „Loskaufen“ von einer lästigen Verpflichtung anzusehen. Die Bestellung von „Pro-Forma“- oder „Feigenblatt“-DSB wird weiterhin mit einer „Nichtbestellung“ gleichgestellt.

Die Auflagen und Prüfpflichten der Aufsichtsbehörden mit Anwendung der DS-GVO werden deutlich zunehmen. Daher kann die Bestellung eines eDSB oder die Unterstützung des internen DSB durch eine externe Fachkraft sowohl für Behörden oder Kommunen, als auch für angeschlossene Einrichtungen wie Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten, etc. eine adäquate Antwort auf die datenschutzrechtlichen Herausforderungen darstellen, mit der die öffentliche Hand auch ihrer Vorbildrolle in Sachen Grundrechteschutz für alle Bürger in vernünftiger Weise gerecht werden kann.