Kommunalverbändezurück

(GZ-7-2017)
gz deutscher landkreistag
► Handreichung des Deutschen Landkreistags:
 
Vorbereitung der elektronischen Rechnungsverarbeitung
 
Der digitale Wandel stellt die öffentlichen Verwaltungen mit ihren vielfältigen Aufgaben gerade im Kontakt mit Bürgern und Unternehmen vor neue Herausforderungen und erfordert Anpassungen auch in den (internen) Verwaltungsprozessen. Dabei kommt es insbesondere darauf an, dass sich Wirtschaft und Verwaltung einer einheitlichen „digitalen Sprache“ bedienen. Hierzu gilt es, frühzeitig die richtigen Weichen zu stellen. Aspekte wie Wirtschaftlichkeit und Transparenz, Prozessklärung und Schnelligkeit treten dabei in den Vordergrund.

Mit einer aktuellen Handreichung will der Deutsche Landkreistag die Landkreise dazu ermutigen, sich dieses Thema im Hinblick auf die elektronische Rechnungsbearbeitung anzunehmen. Der erste Teil der Schriftenreihe gibt einen Überblick über den derzeitigen Stand, die Grundlagen und Vorteile einer elektronischen Rechnungsbearbeitung. Ein weiterer Teil ist in Vorbereitung und wird sich mit Fragen der rechtlichen, technischen und organisatorischen Umsetzung eines elektronischen Workflows in der öffentlichen Verwaltung befassen.

Entbürokratisierung

Die elektronische Rechnung birgt in vielerlei Hinsicht großes Potenzial. Neben dem Kostensenkungspotenzial werden Prozesse durch die automatisierte Verarbeitung vereinfacht und beschleunigt. Mehrfache manuelle Prüfungen können entfallen. Dies senkt auch die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung.

Bei der öffentlichen Verwaltung ist eines der Hauptargumente für die elektronische Rechnung die mit einer Einführung einhergehende Digitalisierung und Entbürokratisierung. Auf dem Weg zur Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sollte die Verwaltungsleitung eine Projektgruppe in der Verwaltung etablieren, die sich mindestens aus Vertretern des Finanzbereiches, der  Organisationsabteilung, des IT-Bereiches und des Internen Services zusammensetzen sollte. Darüber hinaus sind das Rechnungsprüfungsamt, der Personalrat und der Datenschutzbeauftragte in dieses Projekt einzubinden.

Erste Schritte

In einem der ersten Schritte sind die Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe der ein- und ausgehenden Rechnungen innerhalb der Verwaltung zu betrachten und zu analysieren (Ist-Prozess). Bei der Erhebung der Daten für die Anzahl der Rechnungseingänge oder Rechnungsausgänge wird schnell festzustellen sein, dass diese Werte mit der Anzahl der Buchungen weit auseinanderfallen. So begründen verschiedene Rechnungen monatlich wiederkehrende Buchungen, ohne dass weitere Rechnungslegungen erfolgen müssen.

Auch wenn Buchungsprozesse auf den ersten Blick gleich aussehen, laufen in den verschiedenen Fachdiensten und Abteilungen einzelne Arbeitsschritte unterschiedlich ab. Somit gestaltet sich die Auswertung der Ist-Erhebungen sehr zeitaufwendig, bisweilen schwierig, um für die Verwaltung annähernd gleichwertige Soll-Prozessabläufe abzuleiten und aufzustellen.

Klärungsbedarf

In dieser Diskussion ergeben sich laut Publikation mehrere Fragen, die in jeder Verwaltung zu klären sind: Soll die weitestgehend dezentral geführte Buchhaltung künftig zentral organisiert werden oder wird die derzeitige Struktur beibehalten? Wie können die elektronischen Prozes-se in bisherige Strukturen eingebunden werden? Werden die elektronischen Rechnungen über einen zentralen Rechnungseingang empfangen? Soll hierzu ein zentrales E-Mail-Eingangspostfach eingerichtet werden? Behalten nachgeordnete Einrichtungen wie Schulen oder Jugendeinrichtungen einen dezentralen Rechnungseingang oder werden die Lieferanten zukünftig die Rechnungen der nachgeordneten Einrichtungen auch an das zentrale E-Mail-Eingangspostfach senden? Über welches Verfahren soll ein Rechnungseingangsbuch/Postmanagement geführt werden? Welche Signaturen und Signaturverfahren sollen in der Verwaltung eingesetzt werden?

Plädoyer für DMS

Um elektronische Prozesse effizient und effektiv zu nutzen, bedarf es weiterer Überlegungen zur technischen Ausstattung der Verwaltung. Spätestens am Ende der Prozesskette der elektronischen Rechnungsbearbeitung und elektronischen Anordnung dieser Rechnung ist es erforderlich, Dokumente in einem DMS revisionssicher abzulegen. Sofern in der Verwaltung ein solches Verfahren noch nicht vorgehalten wird, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, um sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen und ggf. eine Ausschreibung zur Beschaffung eines solches Systems im Hinblick auf die Fortschreitung der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vorzubereiten.

Wenn alle zuvor beschriebenen Überlegungen und Prozesse greifen und ein klares Bild vermitteln, sind alle Mitarbeiter, die in die elektronischen Prozesse einer medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung einzubinden sind, schrittweise über die bevorstehenden Arbeitsabfolgen zu informieren, zu schulen und aktiv in Testabläufe einzubinden. Dies schafft Vertrauen und Transparenz und beugt Berührungsängsten vor.

DK

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